Как это ни странно, самая главная часть документа, который перед вами, - это его Оглавление. Оно содержит всю основную информацию об этапах подготовки любой конференции, о тех структурах, которые должны быть при этом созданы, а также перечень практически всех вопросов, которыми вам несомненно придется заниматься, если вы решитесь взвалить на свои плечи тяжкую ношу подготовки конференции. Всячески рекомендуем в первую очередь внимательно изучить наше оглавление, а не просто скользнуть по нему беглым взглядом. Может статься, этого окажется достаточно, чтобы вы отказались от почти безумной затеи проводить свою конференцию. Если же оглавление вас не устрашит, тогда читайте текст.
Речь у нас пойдет о больших внутрироссийских конференциях. Слово "большая" означает в данном случае, что число участников составляет несколько сот человек. Впрочем, многое из излагаемого будет полезно и тем, кто предполагает проводить совещания меньшего масштаба. Под словом "внутрироссийская" понимается не просто то, что дело происходит в России. Главное, что официально конференция не является международной (хотя сколько-то иностранцев на нее скорее всего все же просочится), ее рабочий язык - русский и, что самое главное, уровень сервиса - российский. Организация конференций по западному стандарту - предмет не нашего рассказа. Помимо многого другого, в этом случае требуется финансирование иного уровня, чем тот минимум, которым, хоть и с трудом, но все же удается обойтись при проведении российских совещаний.
Так уж получилось, что за последние тридцать - сорок лет автору пришлось участвовать (поверьте, не по своей воле, а скорее по своему безволию) в организации более чем десятка конференций и совещаний разного уровня. Правда, почти весь опыт периода "развитого социализма" большого интереса уже не представляет. Да и в последнее десятилетие условия менялись стремительно - вспомните появление сначала электронной почты, а потом и Интернета, не говоря уже о глубочайших изменениях в российском обществе. Поэтому реально ценным является опыт лишь самого последнего времени. Хочется надеяться, что сейчас наступает некоторая стабилизация. А тогда целесообразно потратить какие-то силы и время на то, чтобы не дать забыться и бесследно исчезнуть тому опыту, в чем-то позитивному, в чем-то негативному, который был накоплен нами за последний год (с конца октября 2000 г.). Мы - это группа сотрудников Астрономического института Санкт-Петербургского университета, которая подготовила и провела в августе 2001 г. Всероссийскую Астрономическую Конференцию (ВАК - 2001). В ней участвовало более 550 человек. Надеемся, что наш откровенный, местами, как считают некоторые, даже излишне откровенный рассказ о том, как это реально происходило, позволит в будущем кому-то не набивать зря шишек там, где нам избежать этого не удалось.
Организовать и провести большую конференцию - все равно что переболеть тяжелой болезнью. А человек, впервые попавший в больницу с серьезным заболеванием, после выхода из нее довольно долго не может удержаться от рассказов о том, как это было. Ему надо дать выговориться. Только после этого он сможет успокоиться и вернуться к нормальной жизни. Так и после большой конференции. Когда ВАК - 2001 прошла, сразу остановиться я не мог - и стали появляться те страницы, которые вы сейчас читаете.
Проводить конференцию или не проводить? Согласиться или отказаться? Это очень непростые вопросы. Они вполне могут обернуться для кого-то из организаторов другим вопросом - быть или не быть на этом свете. Ведь на подготовке конференций люди наживают инфаркты, язвы желудка и нервные расстройства. Кому-то придется выполнять роль коренных, а не пристяжных лошадей и реально тянуть воз организации. Если им прежде не приходилось заниматься подобным делом, то, до конца преодолев ухабистый, с грязью и лужами, путь подготовки конференции, они без преувеличения станут другими людьми, пройдя своего рода курс перевоспитания. Так что может стоит, чтобы РФФИ, поддерживающий множество научных конференций, выдавал бы их организаторам какие-то специальные дипломы или сертификаты, теперь ведь это модно.
Зачем люди берутся за неблагодарную работу по организации больших научных конференций и съездов? Молва гласит, будто чаще всего дело в том, что кому-то из организаторов очень хочется стать академиком или членкором. Что ж, наверное, бывает и так. Ничего плохого здесь нет. Это честный и далеко не самый легкий путь набрать очки. Между прочим, много не заработаешь, а вполне можно и потерять, если что-то с конференцией не заладится.
Бывают, конечно, и совсем другие мотивы. Мы ни сном, ни духом не помышляли ни о какой конференции. Как-то в четверг в октябре 2000 г. во время нашего обычного административного совещания в дирекции Астрономического института вдруг раздается звонок из Москвы. Звонит председатель за два года до этого созданного в Академии наук (точнее, воссозданного в несколько реформированном виде) Научного совета по астрономии. Сообщает, что еще на первом совещании Совета весной 1999 г. было решено в 2001 г. провести под его эгидой большую астрономическую конференцию, нечто вроде национального астрономического съезда. Говорит, что организовать это в Москве не получается - везде, кроме МГУ, слишком дорого, московские же университетские астрономы в этот раз не в счет, надорвались летом на общеевропейской конференции, до сих пор отойти не могут. Вопрос к нам - нельзя ли провести конференцию на базе Петербургского университета. Предварительное ее название "Задачи и перспективы астрономии XXI века", но можно и изменить. Число участников - человек 300, максимум 350. Конференция российская, но хорошо бы, чтобы и из СНГ люди приехали, а дальних иностранцев звать не предполагается. Главное: ответ, хоть предварительный, надо дать немедленно, так как конференцию срочно, буквально не сегодня-завтра (а на самом деле, как мы теперь думаем, еще вчера или позавчера, а может и месяц назад), необходимо включать в план совещаний РАН, иначе денег от Академии не будет.
Просим отсрочки с ответом хоть на день. Повесив трубку, откладываем все текущие дела в сторону и тут же начинаем обсуждать это дикое предложение. Аргументов против полно. Во-первых, зачем вообще такая грандиозная конференция - наукой толпой не занимаются. Во-вторых, нам-то зачем это, нашему-то малюсенькому институту, с его более чем скромными возможностями. Живых душ у нас, включая библиотекаря, кассира, плотника и т. п., едва с полсотни наберется, остальные кто надолго, а кто и навсегда уехали, многие серьезно больны, иным уже за 80. Дай-то бог и без этой напасти как-нибудь зиму перезимовать, лекции свои бессчетные отчитать... От уже закравшегося в душу, еще не вполне осознанного чувства, что мы в капкане, появляется раздражение, понемногу переходящее в злобу. Это они там в своем академическом эдеме живут - не тужат. Где им понять, что значит раза три в неделю - вынь да положь, болен - не болен, а у доски встань и студента учить изволь... Да и инфраструктуры почти никакой нет у нас. Даже завхоза нет сейчас в институте нашем, ни одной машины нет. Нет, конечно, отказать, отказать немедленно, не полные же идиоты мы, в конце концов...
Час спустя разум начинает отвоевывать позиции у эмоций. Мы-то сами на разные совещания и конференции ездим постоянно, пользуемся академическим гостеприимством. А как нас попросили помочь, тут же в кусты. Нехорошо. Вообще-то идея собирать время от времени национальные астрономические съезды не нова, уже лет тридцать ей. И ведь всегда мы ее активно поддерживали. А теперь вот, как дошло наконец до дела, хотим увильнуть. Москвичам в этом году и в самом деле предлагать взяться за такое дело никак нельзя, с них хватило того, что было. Значит, теперь действительно очередь Петербурга. В Пулкове не выйдет - помещений подходящих нет. В общем, поговорили-порядили, и поняли, что правильно нам позвонили. Это даже здорово, такой шанс появляется. Ведь дела у нас не ахти, тонет институт, забывают о нас понемногу, почти все гранты москвичи себе заграбастывают, в комиссии всякие наших звать совсем перестали, словом, почти списали нас уже. А тут можно будет напомнить всем, что мы еще дышим, что-то можем, что рано еще нас совсем со счетов скидывать. Нельзя такую возможность упускать! Прямых дивидендов, конечно, никаких не будет, но стремительно падающий престиж можно будет попытаться если не поднять, то хоть как-то удержать...
Соглашаться нужно - иначе гражданская смерть института неминуема. Страшно. Сможем ли вытянуть? Остается надежда - а вдруг действительно невозможно расселить столько людей здесь у нас в Петергофе. Тогда можно будет отказаться с чистой совестью. Через час-другой выясняем, что в начале августа, когда разъедутся и студенты, и абитуриенты, места в общежитиях будут, и гостница наша тоже должна быть свободна. Университетская администрация ничего против конференции, разумеется, не имеет, скорее наоборот. Здесь можно рассчитывать на полную поддержку. Остается, по сути, один вопрос - готовы ли наши сотрудники практически забыть на время о науке, да к тому же остаться летом без отпуска. И хватит ли вообще у нас сил? За один день обсудить дело с людьми не успеешь, ученый совет института не соберешь. Приходится на первых порах ограничиться консультацией с завлабами. Они не возражают.
На следующий день звоним в Москву и сообщаем о своем предварительном согласии. Оговариваем две вещи. Во-первых, в обеспечении финансирования должны активно участвовать и москвичи. Обещают, конечно. Во-вторых, название конференции должно быть скромнее. Она будет именоваться Всероссийской Астрономической Конференцией - 2001, или кратко ВАК - 2001.
Итак, принципиально вопрос решен. "Наши цели ясны, задачи определены. За работу, товарищи." (Н.С. Хрущёв)
Итак, заявки на конференцию поданы всюду, куда следует, проведены все предварительные переговоры, получено согласие учреждения – будущего хозяина конференции. Это, так сказать, закладка фундамента будущей конференции. На этом этапе должны быть сформированы две главные структуры, которые будут вести подготовку — ПрОграммный Комитет (ПОК, по-английски — SOC, Scientific Organizing Commetee) и Местный ОргКомитет (МОК, по-английски — LOC, Local Organizing Commetee). Первый набросок списка членов ПОКа и МОКа составляются двумя – тремя людьми, обычно теми, кто потом будет реально руководить всей черновой работой.
Почти у всякой конференции бывает ее личный инициатор. Он обычно становится председателем ПОКа. Для конференции это ее ВЕрховный ПРавителЬ, сокращенно ВЕПРЬ. Вовсе не факт, что ВЕПРЬ будет реально править. Часто бывает, что он либо добровольно передает почти всю власть регенту или регентскому совету, либо те в конце концов власть у него отнимают. Регент обычно числится заместителем председателя ПОКа.
Намечая состав МОКа и ПОКа, следует помнить, что чем больше в них будет научных тузов, тем легче будет справляться с чиновничье-финансовыми шестерками. Замечательно, если вы сумеете сдать свою организационную колоду так, что на руках у вас окажется научно-административный джокер. Следует, однако, помнить, что все научные боссы — люди очень занятые, так что при всем желании они не смогут уделять много времени повседневной работе по подготовке конференции. Поэтому от МОКа и особенно от ПОКа не будет прока, если в них нет достаточного количества научных королей, дам, валетов, а то и десяток. Регент должен с самого начала заручиться согласием руководить секциями от тех лиц, с кем он хотел бы или хотя бы был готов работать рука об руку. В отдельных случаях для успеха охоты на намеченных им жертв регенту придется выпустить на них ВЕПРЬя.
На этом же начальном этапе строго фиксируются сроки проведения конференции. ПОК принимает также чрезвычайно важное решение о структуре научной программы. Устанавливаются число и названия секций, соотношение времени, отводимого на пленарные, межсекционные и секционные заседания, продолжительность всех четырех видов устных докладов (пленарные, межсекционные, секционные обзоры, обычные секционные доклады). Тем самым с самого начала оказывается фиксированным примерное число устных докладов каждого из этих четырех видов. Назначаются руководители секций и они начинают переговоры с намеченными ПОКом приглашенными докладчиками. По получении согласия от примерно половины из них составляется и распространяется Первое Информационное Сообщение. Желательно, чтобы это произошло месяцев за девять, но ни в коем случае не менее чем за полгода до открытия конференции (если она большая). Для небольших конференций эти сроки могут быть короче (желательно не более чем вдвое).
Обнародование Первого Информационного Сообщения — переломный момент в подготовке конференции. Эмбриональный период развития завершен, конференция заявила о себе первым младенческим криком. Отныне пути назад нет.
Может показаться, что после решения принципиальных вопросов о времени и месте проведения конференции, источниках и масштабах ее финансирования, о составе SOCа и LOCа, о структуре научной программы и о руководителях секций должно на какое-то время наступить некоторое затишье. Отчасти это действительно так. Верхушка будущего руководства конференцией уже втянулась в работу, а широко привлекать других людей пока нет нужды. Однако расслабляться нельзя, иначе время будет безнадежно упущено.
Прежде всего, надо активно заниматься обеспечением финансирования, своевременно направив соответствующие письма во все те ведомства, от которых вы надеетесь получить деньги (подробнее см. в п. ). Но помните: положительные резолюции - это не сорняки, сами собой на полях бюрократических бумаг они не растут. Почву для них надо готовить, да не просто, а строго выдерживая при том правила паркетно-кабинетной агротехники. Наука эта тонкая. Автору она вовсе неведома. Знатоки говорят, что первым делом "к бумаге нужно приделать ноги", и тогда только начинать пахоту. Поговаривают также, что нынче без внесения удобрений ростки финансовые не оборачиваются колосьями золотистыми, чахнут сразу же. Мы, однако ж, почвы деньгородные не унаваживали, дело же свое как-то все же сделали. Так что, не иначе, слухи все преувеличивают.
Чудесное превращение финансового ходатайства в заветные денежные ассигнации - это чиновничья алхимия, секреты которой ревниво оберегаются от постороннего глаза. (Судя по невообразимому числу конференций, проводимых философами Петербургского университета - штук по 25 - 30 в год - ими явно где-то найден философский камень. Эх, добыть бы себе его кусочек, хоть махонький!) Так вот, даже если удалось добиться, что на полях вашей бумаги проклюнулась желанная резолюция высокого начальника, скорее всего усилиями того или иного вашего многоопытного высокопоставленного ходатая, это вовсе не гарантирует еще того, что финансовый урожай удастся благополучно собрать. Так, в интересующем вас ведомстве может внезапно смениться направление административного ветра. А любой чиновник просто обязан держать нос по ветру. Бывает и похуже. Замминистра или любого другого, даже заоблачно высокого чиновника, который сегодня дал нужное вам указание, бюрократическое торнадо может завтра сдуть с его кресла, как пушинку. Вместе с ним обрушившийся с высот холодный ветер административных перемен мгновенно сметет со столов его бывших подчиненных и все бумаги с резолюциями полюбившего было вас слуги народа, теперь вот, как говорится, "перешедшего на другую работу". Вам предстоит все начинать сызнова.
Считайте, что вам повезло, если удалось заручиться поддержкой только что назначенного чиновника. Во-первых, за полгода или около того его едва ли снимут, а дальше, точнее, дольше его судьба вас и не интересует. Во-вторых, если подчиненные прежнего босса сумели пережить административную невзгоду - смену непосредственного начальника, то они будут особенно рьяно стараться исполнить указания нового патрона.
Месяца за полтора — два до начала конференции ее подготовка вступает в новую, решающую фазу. Количество людей, повседневно занятых подготовительной работой, должно быть значительно увеличено. В начале этого периода или даже чуть раньше завершается прием заявок на участие в конференции с представлением доклада. Это вызывает резкий пик в интенсивности электронного общения с будущими участниками. В это же время на сайт конференции должны оперативно выкладываться быстро увеличивающиеся объемы информации о поступивших заявках.
Должна быть резко активизирована работа ПОКа. Составляется и обнародуется на сайте предварительная научная программа. Участники оперативно извещаются о ее появлении и приглашаются к исправлению неточностей, которые при этом допущены. Поступают просьбы о переводе докладов из постеров в устные, претензии от авторов докладов, отвергнутых ПОКом и т. п.
Начинается составление оригинал-макетов программы и сборника тезисов для передачи их в типографию. Это неизбежно сопровождается интенсивной перепиской с теми, кто нарушил те или иные требования к представляемым тезисам (подробнее см. в п. 19.3). Электронные версии программы и сборника тезисов должны быть полностью готовы примерно за месяц, но никак не менее чем за две недели до открытия конференции. К этому моменту должна быть произведена и оплата типографских расходов.
Все только что описанное — компетенция ПОК. Дело надо стараться поставить так, чтобы в пределах своей ответственности ПОК и МОК работали параллельно и совершенно независимо, без пересечений. На обсуждаемом этапе такая организация дела, если угодно, почти полное разделение этих двух властей, становится принципиально важной. Если этого не сделать, есть опасность захлебнуться в множестве неожиданно возникающих вопросов, требующих быстрого ответственного решения. Это не исключает того, что некоторые вопросы все же решаются совместно.
За полтора месяца, минимум за месяц до начала конференции выпускается Третье Информационное Сообщение, содержание которого (п. ) ПОК и МОК обсуждают совместно. Оно помещается на сайте и рассылается по электронной почте всем, изъявившим желание участвовать в вашей конференции.
Далее, примерно за месяц до открытия конференции каждому из участников, обратившихся с просьбой о финансовой поддержке, МОК посылает индивидуальное} извещение о размере выделенной ему/ей суммы и о порядке получения денег. Этому, разумеется, предшествует принятие соответствующего совместного решения ПОК и МОК. К сожалению, сделать последнее заблаговременно обычно не удается, так как ситуация с реальным финансированием чаще всего окончательно проясняется поздно.
Всё, описываемое в этом пункте далее, — сфера полной ответственности МОК.
Составляется и непрерывно уточняется план размещения участников. Производится предоплата гостиницы и т. п.
Производится закупка всего, что требуется для Индивидуальной Папки Участника.
Решаются вопросы, связанные с обеспечением набора техники, необходимой для проведения заседаний: микрофонов, оверхэдов, экранов, компьютерных проекторов и пр., где их достать, как доставить, где хранить. Согласовываются также вопросы, касающиеся транспорта, как требующегося для встречи и оказания помощи при расселении, так и того, который будет нужен для доставки всего необходимого к месту проведения заседаний (оргтехника, тезисы, минеральная вода и т. п.). Оперативно решаются связанные с этим финансовые вопросы.
Окончательно решаются вопросы, касающиеся обеспечения питания участников и кофе-брейков. Составляется соответствующая смета расходов и, если потребуется, производится частичная предоплата. Необходимые закупки (кофе, чай, минеральная вода, печенье и т. п.) желательно сделать дней за 10 до начала заезда с тем, чтобы по возможности разгрузить последние дни от этих забот.
Решаются проблемы, связанные с обеспечением информационного (телефон, электронная почта, Интернет, ксерокс) и медицинского обслуживания участников, а также вопросы безопасности. Последние обязательно возникают, хотя бы при приеме и последующей транспортировке оргвзносов.
Принимаются решения о том, из чего будет состоять культурная программа, будет ли начальный фуршет и финальный банкет и т. д. Недели за две до начала заезда заказываются экскурсии, закупаются билеты в театры и на концерты.
За месяц — полтора размещением предварительного пресс-релиза о конференции начинает свою работу ответственный за СМИ.
За неделю до начала заезда МОК объявляет заранее запланированный аврал. Созываются лица, которые должны войти в состав Оперативных РАбочих Бригад (ОРАБ). Это несколько десятков человек. В нашем случае это были по большей части студенты и аспиранты. Руководители ОРАБов получают наставления из МОКа, и РАББы — члены РАБочих Бригад — тут же приступают к работе. В каждом ОРАБе трудится по пять — десять РАББов.
Работа оргкомитета в эту последнюю неделю становится непрерывной. Руководители ОРАБов составляют и ежедневно уточняют, консультируясь с МОКом, план своей деятельности. За описанием того, что конкретно должно быть сделано в эти дни последнего штурма, как мы рекомендуем организовать встречу, регистрацию и расселение участников и т. п., отсылаем читателя к последующим разделам нашего повествования. Простой перечень мало что даст — и без него ясно, что работы в это время невпроворот. Важны детали, а им место не здесь, а позже.
Есть ряд очевидных дел, которые делаются сразу же после закрытия конференции, как то: возвращение взятой взаймы оргтехники, оплата труда привлеченных к оргделам технических помощников, проведение "внутренней" финансовой ревизии и предварительное подведение финансовых итогов и т. д.
Принимаются меры по поощрению лиц, активно участвовавших в подготовке и проведении конференции: объявление благодарностей, выплата премий и др.
Немного позже вам предстоит проделать ответственную работу по составлению и представлению полных финансовых отчетов во все ведомства и организации, оказавшие конференции финансовую поддержку. Составляется также общий отчет о конференции и ее итогах (для РФФИ и других организаций). Желательно также опубликовать информацию о том, как прошла конференция, в каких-то журналах и бюллетенях, печатных и/или электронных.
На сайте конференции рекомендуем поместить ряд итоговых документов: окончательный список участников, фотоархив конференции, финальное информационное сообщение и, возможно, что-то еще.
Если решено какие-то материалы конференции опубликовать, формируется редколлегия сборника, изыскиваются средства для его издания и начинается работа по подготовке рукописи.
Только после этого организаторы конференции могут считать, что она окончилась.
Это очень ответственное дело. Принципиальные вопросы, связанные с подбором помещений для заседаний, еще на раннем этапе подготовки принимает, разумеется, оргкомитет. Если денег у вас мало, а конференция действительно большая, с несколькими секциями, то вы должны целиком рассчитывать на то, что есть в вашем учреждении — аренда помещений где-то в другом месте стоила бы слишком дорого. Правда, если это не Москва или Петербург, а конференция престижная и как-то связана с историей того города, где она происходит (скажем, если химики решат в 2009 г. отметить 175-летие Менделеева в его родном Тобольске), то и теперь бывает, что местные власти серьезно помогают.
Чем ближе друг к другу будут расположены те помещения, где одновременно происходят заседания различных секций, тем лучше. Мы на ВАК – 2001 в этом отношении оказались в почти идеальном положении. В нашем распоряжении был расположенный в специальном здании двухэтажный блок из восьми аудиторий-амфитеатров различной вместимости, от 120 до 300 мест. Холл у всех этих аудиторий был общий, так что во время перерывов все участники конференции оказывались вместе. Кроме того, прослушав интересующий его доклад на одной из секций, каждый участник мог, не дожидаясь перерыва, буквально за одну минуту перейти в любую из соседних аудиторий, чтобы тут же включиться в работу другой секции. Многие этим пользовались.
Если выясняется, что народу на конференции будет значительно больше, чем первоначально планировалось, то помещения, которые вы намереваетесь использовать, могут оказаться недостаточно вместительными. У нас было именно так, причем стало это ясно, конечно, не в самый последний момент, а за месяц-полтора. Мы пошли на некоторый риск. Открытие конференции всегда дает пик посещаемости, потом происходит диссипация. Учитывая это, мы запланировали первое заседание в Актовом зале университета. Его вместимости (вместе с резервом в виде хоров) явно должно было хватить, и действительно хватило. Трудности начинались позже, со второго дня, когда вся работа ВАК – 2001 должна была продолжиться в загородном университетском комплексе в Петергофе. Здесь, как уже упоминалось, самая большая аудитория, которой мы располагали, вмещала всего 300, с трудом 350 человек. Зарегистрировалось же более 500 участников. Хотя последнее число появилось, конечно, уже во время самой конференции, заранее было ясно, что участников будет значительно больше 350. Чтобы максимально использовать влияние естественной диссипации, второе пленарное заседание мы запланировали не на второй, а лишь на третий день конференции, причем на вторую его половину. Погода в любом случае не должна была нас подвести: если будет идти дождь, то скорее всего многие петербуржцы не захотят мокнуть, добираясь в Петергоф, и останутся дома. Если же будет светить солнце, то многие из приезжих — а жить они все будут в Петергофе, — отправятся "в самоволку", чтобы осмотреть дворцы и полюбоваться фонтанами. Расчет оказался верен. Мест хотя и с трудом, но все же хватило. С третьим пленарным заседанием, происходившим на пятый день, проблем, естественно, не ожидалось (так и оказалось).
Разумеется, только что описанное — не какой-то универсальный рецепт, а лишь иллюстрация того, как продуманное составление программы может помочь в решении проблемы нехватки помещений.
Итак, помещения выбраны. Дальше встает вопрос об их технической подготовке. Первое, о чем вы должны позаботиться, это микрофоны. Если помещение рассчитано более чем на 150 человек, микрофон необходим. Из трех вариантов — переносной с проводом, автономный, который держат в руке и, наконец, автономный, закрепляемый на пиджаке или платье — предпочтение следует отдать второму варианту (если вообще есть возможность выбора). Микрофон, намертво закрепленный на трибуне, решительно не подходит.
Второе, о чем вам, вероятно, придется позаботиться, это свет, точнее, борьба с солнечным светом. Когда вы будете осматривать и выбирать помещения, возможно, будет пасмурно, и легко упустить из виду, что в погожий день пользоваться здесь оверхэдом будет затруднительно, так как солнце будет ярко светить в огромные, почти во всю стену, окна. Убедитесь, что на окнах есть занавески.
Проверьте, есть ли напряжение в розетках — бывает, что они безнадежно обесточены. Да-да, это реально бывает, и будет неприятно, если это выяснится в самый последний момент, так как электромонтера скорее всего на месте не окажется.
Как ни стыдно об этом писать, но придется. Если дело происходит в учебном заведении, вполне может понадобиться, так сказать, санобработка помещений — со стен и досок надо будет своевременно стереть всякую мерзость, которая там почти наверняка красуется. Вам повезло, если это будут невинные надписи вроде "Киса и Ося здесь были" или "Коля + Оля = ЛЮБОВЬ". А мы вот, очистив от всего этого аудитории, для чего, между прочим, понадобилась даже стремянка, в самую последнюю минуту с ужасом обнаружили, что висящий в холле прекрасный писаный маслом портрет Гаусса осквернен неприличной надписью, намалеванной у него на лбу. Пришлось срочно изменить бедному Гауссу прическу, пририсовав спадающие на лоб кудри. Будьте бдительны!
В середине XX века был открыт один из фундаментальных законов природы: "Все, что во время доклада может сломаться, сломается; все, что сломаться не может, сломается тоже".
Оверхэды, безусловно, относятся к категории вещей, которые сломаться могут. И они ломаются, да еще как! У нас на ВАК – 2001 из десяти испортились целых три. Первый "сдох" буквально за пять минут до торжественного открытия конференции, при пробном включении. А вот последний, к счастью, перегорел, когда конференция была уже на излете и одна из заседавших одновременно восьми секций успела завершить работу. Поэтому оставшихся семи проекторов все же хватило. Один пессимист из нашего оргкомитета с самого начала утверждал, что надо обязательно иметь три запасных аппарата. Над ним посмеивались, а в итоге он оказался прав. Надо быть готовым к тому, что каждый третий-четвертый оверхэд за время большой конференции может перегореть. Конечно, вам может и повезти, так что потерь не будет вовсе, но рассчитывать на это нельзя.
Имейте в виду, что среди докладчиков изредка попадаются такие, которые желают иметь для своего доклада сразу два оверхэда. Если вы сумеете удовлетворить эту просьбу, человек будет очень доволен. В противном случае претензии к организаторам почти гарантированы, так как с подобными просьбами обычно обращаются люди очень требовательные и капризные.
В комплект каждого оверхэда, кроме самого аппарата, должны входить экран, удлинитель, переходник, указка и мел. Очевидно, что уж эти-то вещи сломаться не могут. Но великий закон сработал у нас и тут: при установке какого-то экрана подломилась одна из трех ножек его стойки!
Как вы поняли, оверхэдов понадобится не один-два, а много. Поэтому несколько штук придется где-то добывать, скорее всего — одалживать на время у кого-то из знакомых. Не забудьте при этом попросить и экраны, ведь своих у вас наверняка не больше, чем оверхэдов.
Указки очень полезны, хотя можно обойтись и без них. Обычным деревянным или пластмассовым указкам пока еще следует отдавать предпочтение перед новомодными лазерными. Последними большинство российских докладчиков толком пользоваться не умеют и от них робеют. В итоге такая указка им не помогает, а мешает. Те же из выступающих, кто питает особую страсть к техническим новинкам, принесут свои лазерные указки сами. Они будут в душе даже благодарны организаторам за то, что им предоставили возможность продемонстрировать всем свою замечательную игрушку, которой у других нет — пусть-де завидуют. Это срабатывает, но вот каким образом: слушатели на какое-то время будут отвлечены от слушания доклада своими неизбежными в таком случае размышлениями о личности докладывающего, но это технофилам невдомек. (Тот же по сути прием для переключения внимания слушателей может использовавться, и иной раз реально используется вполне намеренно: докладчик %, а чаще докладчица специально расфуфыривается, чтобы прикрыть побрякушками легковесность своего сообщения.)
Если после конца заседания оверхэд надо куда-то прятать (обычно это так), то не забудьте взять вместе с ним и все его аксессуары — переходник и т. п. Внимание: про указки при этом постоянно забывают, и они тут же бесследно исчезают. Удивительное дело, но купить сегодня простую указку не так-то просто. Так что берегите каждую указку как зеницу ока, господа организаторы!
Слайды теперь вышли из моды, и с каждым годом все меньшая доля докладчиков ими пользуется. Проекторы для слайдов еще сохранились как почти во всех научных учреждениях, так и дома у многих людей. Поэтому достать их будет, скорее всего, нетрудно. Один совет: избегайте проекторов карусельного типа. В них вечно что-то заедает, особенно если рамки у слайдов бумажные. Чем проще проектор, тем выше шанс, что сбоев при демонстрации будет мало. Не забудьте про отдельный удлинитель для слайд-проектора. Ведь скорее всего во время доклада он будет использоваться вместе с оверхэдом. Не помешает иметь запасную лампочку. Замена отнимает буквально одну минуту, так что в запасном проекторе для слайдов большой нужды нет.
Проводить сегодня большую научную конференцию, не обеспечив участникам возможности пользоваться КОмпьютерным ПРоектором (КОПР), просто неприлично. КОПР — отнюдь не только дань моде, хотя и это тоже. Если требуется продемонстрировать, как развивается какой-то процесс, чаще всего во времени, а иной раз и при изменении того или иного параметра, то оверхэда недостаточно, и компьютерная динамическая графика здесь незаменима.
Основная проблема с КОПРами — где их достать. Можно надеяться, что у учреждения-хозяина конференции один-два найдутся (у нас на ВАК – 2001 было именно так). В этом случае с обеспечением компьютерами пленарных заседаний проблем нет. Но, как показал наш опыт, этого недостаточно. КОПРы могут понадобиться и на двух-трех межсекционных заседаниях, которые идут одновременно, и — самое для организаторов трудное — сразу на нескольких секциях. Как быть?
Понятно, что есть два пути. Прежде всего, можно постараться где-то достать еще пару КОПРов. Сделать это не так-то просто. Мы обратились в восемь мест, где работают наши близкие коллеги, в том числе в те учреждения, чьи докладчики просили обязательно обеспечить им возможность воспользоваться компьютерной демонстрацией. Во всех случаях, кроме одного, мы получили отказ. Это естественно — КОПР слишком дорогой прибор, и люди вполне справедливо над ним трясутся. Никаких обид здесь быть не может. Мы были скорее удивлены тем, что хоть один аппарат нам таким образом все же удалось достать. Еще один проектор, на этот раз свой личный, в случае крайней нужды нам обещал привезти из дома один из наших сотрудников, так что тылы были обеспечены. В итоге мы имели три КОПРА и четвертый — в резерве. Поэтому нам даже не пришлось узнавать, есть ли фирмы, дающие КОПРы на прокат. Было бы замечательно, если бы такую услугу предоставляли (хотя бы академическим институтам) структуры типа Санкт-Петербургского научного центра РАН, но этого пока, к сожалению, нет.
Другой путь решения проблемы нехватки КОПРов — правильное составление программы. Ясно, что оверхэды должны быть в каждом из помещений, где идут заседания, все время, так как они нужны практически каждому из выступающих. С КОПРами положение другое. Большинство докладчиков в них не нуждается. Поэтому доклады с компьютерными демонстрациями можно собрать в группы, отведя для них на каждой секции одно-два заседания. В чисто научном отношении здесь будут некоторые потери, так как рядом могут оказаться довольно далекие по тематике выступления, но тут уж ничего не поделаешь, как говорится, по одежке протягивай ножки.
Очень важно иметь группу технической поддержки компьютерных демонстраций, состоящую из нескольких молодых людей — компьютерных гуру, которые будут обеспечивать все, от своевременного перемещения компьютеров из одного помещения в другое до немедленного удовлетворения всех указаний докладчиков непосредственно во время демонстрации. Главное требование к этой очень важной для обеспечения нормальной работы конференции рабочей бригаде — высокая профессиональная квалификация, достаточная для оперативного решения всех сугубо компьютерных проблем, которые неминуемо возникнут. Мы гордимся тем, что ни одного сбоя во время множества компьютерных демонстраций у нас на ВАК – 2001 не было.
Молодым людям, входившим в компьютерную группу, помимо изначально намеченной работы, пришлось иметь дело и с неожиданными просьбами участников. Так, многие, убедившись, что компьтерные проекторы реально действуют, решили продемонстрировать, что они работают на современном уровне и стали просить срочно изготовить для них разного рода компьютерные иллюстрации. Один участник за какие-то полчаса до своего доклада вручил нашим компьтерщикам 72 графических файла, попросив изготовить на их основе короткий компьютерный фильм-анимацию. Дело было сделано во-время!
Не забудьте заблаговременно обеспечить средства транспортировки компьютеров из одного помещения в другое. У нас это был специальный стол с колесиками, на котором молодые люди то и дело перевозили свое компьютерное хозяйство из одной аудитории в другую. Нужно не забыть заранее приготовить для каждого компьютера также не только удлинитель, но и переходник — ведь к российским штепселям, с которыми вам скорее всего придется иметь дело, компьютерные вилки не подходят.
Обеспечение надежной связи как до, так и особенно во время конференции — это далеко не мелочь. Из четырех видов связи, которые могут быть предоставлены участникам конференции, — телефона, электронной почты, Интернета и факса, — шире всего непосредственно во время конференции будет использоваться, конечно, телефон. С него и начнем.
Номер телефона для связи с программным и оргацизационным комитетом следует сообщить в одном из первых же информационных сообщений (не позже, чем во втором). Он должен быть доступен также на сайте конференции с момента его открытия. Впрочем, сейчас люди предпочитают пользоваться электронной почтой, и поэтому большого числа звонков не будет. Активно звонить вам начнут лишь дней за десять до начала конференции, особенно если вы будете отвечать на приходящие письма недостаточно оперативно или если у вас случится какой-то сбой с электронной почтой. У нас удар молнии повредил передающую антенну университетского телекоммуникационного центра, и на какое-то время мы лишились и электронной почты, и Интернета. Вот тут телефон буквально взорвался!
За полсуток до начала заезда на день-два надо обеспечить круглосуточное дежурство у контактного телефона. Поезда опаздывают, и кто-то может приехать после полуночи. Другие же, наоборот, приедут так рано, что городской транспорт еще не работает. Они должны иметь возможность узнать по телефону, как им быть, кому куда и каким образом добираться.
Крайне желательно иметь телефон в месте регистрации или где-то совсем рядом. Многие из только что приехавших захотят тут же им воспользоваться.
Наконец, настоятельно рекомендуем организаторам позаботиться о том, чтобы за несколько дней до открытия конференции в их распоряжении оказались один-два мобильных телефона. Оперативная связь, которую они позволяют обеспечить, заметно облегчает и ускоряет решение множества неожиданных срочных вопросов, появлющихся непосредственно перед открытием и по ходу конференции.
Хорошо, если приехавшим на конференцию вы сумеете обеспечить возможность пользоваться электронной почтой. Кое-кому может понадобиться и оперативная связь по telnet'у, кому-то будет нужен ftp, но таких лиц едва ли будет много. Советуем заранее сообщить участникам, что доступ к Интернету будет предоставляться лишь в порядке исключения. Это хоть немного облегчит вам жизнь.
Вопрос о доступе к факсу можно обойти полным молчанием. Если факс кому-то понадобится, то предоставление возможности им воспользоваться будет рассматриваться как любезность или, если угодно, как особое внимание со стороны организаторов конференции.
На самом деле в идеале следует поступать иначе. В отдельном помещении нужно оборудовать для участников специальный информационный центр с ксероксом, принтером, доступом к электронной почте и Интернету и со всеми необходимыми расходными материалами, обеспечив в нем на протяжении всей конференции постоянное дежурство членов бригады технического обеспечения. У нас сделать все так не хватило сил.
Разумеется, если конференция проводится вдали от города, скажем, на базе какого-то пансионата, ни e-mail'а, ни факса, ни Интернета у вас скорее всего не будет. В таком случае участники должны быть заранее предупреждены об этом.
Будущим участникам конференции надо заранее сообщить требования к оформлению стендовых докладов, или в просторечии — постеров. По сути дела, все сводится к одному — каков их предельно допустимый размер. Мы предоставляли под каждый постер площадку размером 95 см (высота) * 65 см (ширина), на которой помещается 9 листов бумаги формата A4. Жалоб на нехватку места и попыток силового захвата дополнительной территории не было. Иногда дают немного больше "земли" — 1 м * 1 м, но особой нужды в этом нет.
Техническая подготовка постерных сообщений включает также заблаговременное изготовление и размещение в заранее намеченных местах названий тех секций, чьи постеры предполагается здесь развешивать. Стендовым докладам программный комитет присваивает номера, например типа n.m (постер номер m на секции n), под которыми они в дальнейшем и фигурируют. Так как окончательная программа составляется незадолго до открытия конференции, а участники готовят свои постеры заранее, изготовление всех номеров постеров — это дело группы технической поддержки. Они раздаются стендовым докладчикам, когда те развешивают свои сообщения. Расположение всех постеров планируется заранее. Если для размещения постеров у вас нет достаточного количества щитов, вполне подойдут и стены.
Когда происходит развешивание постеров, оргкомитет должен обеспечить необходимую помощь. В большом количестве понадобятся кнопки, скотч и фломастеры, которые должны быть в достатке у специальных помощников, дежурящих в это время непосредственно в местах развешивания постеров.
Их понадобится много. Прежде всего, обычно оказывается нужным указать путь к месту регистрации еще по улице. Наш случай был едва ли не экстремально трудным. Нужно было для сотен людей, никогда прежде здесь не бывавших, с помощью указателей промаркировать довольно замысловатый километровой длины маршрут от железнодорожной платформы до нужного входа в нужное здание. Мы изготовили десятки типовых указателей и ранним утром того дня, когда начинался заезд, развесили их. Была опасность, что пойдет дождь, бумага размокнет и указатели упадут. Поэтому мы поместили их в пластмассовые папки и были очень горды этой своей придумкой. Но лучшее — враг хорошего: как вскоре выяснилось, местные мальчишки не дремали, и через пару часов почти все указатели исчезли...
Часто указатели маршрутов приходится развешивать и внутри зданий. Здесь помещать их в пласмассовые папки едва ли кому придет в голову — вероятность протечки пренебрежимо мала. Конечно, кому-то может понадобиться и простой лист бумаги, на котором одна из сторон чистая, но тут уж придется положиться на русский авось — авось пронесет. Но не забудьте позаботиться заранее о том, чтобы у того, кто будет развешивать указатели, были скотч, ножницы, хорошие кнопки и т. п.
Разного рода объявления, таблички и указатели с надписями типа "Отметка командировок", "Регистрация участников" и т. п. понадобятся, кроме того, в месте регистрации (см. п. ). Там, где будут размещаться постеры, надо будет в заранее намеченных местах развесить названия соответствующих секций (см. п. 10.5).
Все эти графические материалы мы (не совсем точно) называем одним словом — указатели. Советуем все их изготовить заранее, хотя бы дней за десять до того, как они понадобятся. Дня за три до "дня Х" целесообразно произвести проверку того, все ли готово. Поручить это следует кому-то из въедливых педантов, никакого отношения к этому делу до того не имевшему. Его свежий взгляд скорее обнаружит возможные досадные упущения. За оставшуюся пару дней их еще можно будет исправить.
Есть еще ряд мелочей, о которых стоит сказать.
а) На бойком месте, скажем, там, где все будут собираться на перерывах, должна быть оборудована доска объявлений. С самого начала поместите на ней общее расписание работы конференции (см. п. ), а также объявление о том, где будет находиться ваш стол находок — ведь участники начнут забывать массу своих вещей еще в месте регистрации и потом продолжат делать это и в залах заседаний, и в холлах.
б) Алфавитных почтовых сот, дающих участникам возможность оперативно обмениваться любыми материалами, не тратя времени на поиск нужного человека, на внутрироссийских научных конференциях и съездах видеть нам не пришлось еще ни разу. Организовать же это, похоже, не так уж трудно. Правда, наши люди к такому бесконтактному способу общения, широко используемому на Западе, не приучены, так что все это может оказаться пустой затеей.
в) Кому-то из участников могут понадобиться чистые прозрачки, а иным и просто писчая бумага. Хотя оргкомитет не обязан предоставлять такие вещи, советуем все же иметь наготове по пачке и прозрачек, и бумаги, а также набор фломастеров. Держать это канцелярское хозяйство следует под рукой, у дежурного представителя оргкомитета, выдавая все по первому требованию. Такой сервис будет безусловно оценен участниками. Остаток же всего заготовленного для удовлетворения подобных просьб не пропадет, вы его используете потом сами.
г) Многим участникам будет нужен ксерокс, а кому-то и принтер. Возможность оперативного доступа к ним надо, конечно, обеспечить, не сообщая, впрочем, заранее о том, что эта услуга будет предоставляться.
д) Кому-то из докладчиков может понадобиться видеомагнитофон, причем выясниться это может не заранее, а непосредственно во время конференции. Поэтому заблаговременно договоритесь с кем-то из живущих неподалеку сотрудников, участвующих в подготовке конференции, что в случае, если такая просьба вдруг появится, он даст свой домашний видеомагнитофон. Для доставки используйте дежурный автомобиль.
е) В холлах полезно устроить книжный базар, а возможно, организовать и торговлю сувенирами и мелочами. Что касается книг, то сейчас, когда распространение научной литературы поставлено из рук вон плохо, большая конференция предоставляет ее участникам хоть какую-то возможность увидеть, что же было издано в стране по их специальности в последнее время и если не купить, то хотя бы заказать для себя заинтересовавшие их издания. Поэтому полезно в одном из информационных сообщений специально попросить участников привезти на конференцию образцы недавно изданных у них в регионе книг и сборников, относящихся к тематике конференции.
ж) Хорошо иметь какой-то символ, или, как теперь говорят, логотип конференции. Будущих участников можно приучить к нему заранее, заблаговременно поместив его на сайте конференции. Он может затем использоваться на всех указателях. Если этот логотип совсем простой (скажем, у нас это был просто "ВАК – 2001", без каких бы то ни было художественных потуг), это может сэкономить работу по изготовлению разного рода указателей. Если же вы создали нечто оригинальное, не поленитесь сделать для каждого участника штук по пять листов почтовой бумаги с этим символом и вложить их вместе с парой конвертов в индивидуальную папку участника. Изготовить и отпечатать оригинал-макет страницы на хорошем принтере и размножить ее затем в нескольких сотнях экземпляров на ксероксе не составляет большого труда, да и стоит это всего ничего по сравнению печатанием программы и тезисов в типографии. Зато какая реклама для вашего учреждения, название которого вместе с названием конференции и указанием ее сроков вы, разумеется, поместите в шапку такого листа почтовой бумаги! Эту почтовую бумагу подавляющее большинство участников заберет с собой. Подобно птицам, разносящим в своих желудках непереваренные семена растений, они таким образом разнесут по городам и весям и надолго сохранят память о вашей конференции. По правде говоря, это дешевый способ успешно пустить пыль в глаза.
Без четких действий этой бригады нормальная работа конференции невозможна. Всё должно начинаться задолго до открытия конференции. Прежде всего, надо заранее договориться со всеми теми, от кого на время конференции предполагается получить взаймы что-то из техники. Обещать вам будут легко и много, однако не надейтесь на то, что все обещания будут выполнены, скорее КПД не дотянет и до 50%. Месяца за полтора – два до начала конференции получите подтверждение того, что об обещаниях помнят и от них не отказываются. Если конференция проводится летом, не забывайте о том, что в нужный момент многих из клятвенно обещавших вам что-то дать не окажется на месте — люди разъезжаются в отпуска. Даже если человек, обещавший что-то сделать для вас, будет лично участвовать в конференции, он может появиться к самому ее открытию, а обещанную им вещь, скажем, оверхэд вам желательно заполучить от него, конечно, хотя бы за пару дней до этого.
Должно быть заранее выделено специальное помещение, где будет сосредоточена вся техника, от компьютерных проекторов до указок, мела и кнопок. Помещение должно быть достаточно безопасным. Ведь стоимость той оргтехники, которая будет в нем находиться в дни конференции, весьма значительна — явно больше 10 000 $. Это помещение может использоваться также для хранения разных материалов группы регистрации, включая индивидуальные папки участника и доставленный из типографии тираж программы и тезисов докладов, а также и всего того, что закуплено для обеспечения coffee-break'ов.
Как уже говорилось в п. 10.3, в рабочей бригаде "Техника" должна быть специальная группа из нескольких квалифицированных молодых людей, основная задача которых — обеспечение надежной работы компьютерных проекторов (КОПРов). Всячески рекомендуем этой группе накануне открытия конференции провести генеральную репетицию своих действий, с доставкой КОПРов на реальное место действия, подключением и пробной демонстрацией каких-то материалов. Всё это следует сопровождать хронометрированием, чтобы установить, сколько времени на самом деле потребуется на подготовку первой компьютерной демонстрации.
Многим из лиц, обеспечивающих работу всей техники, скорее всего придется поработать и просто грузчиками и носильщиками, перетаскивая туда-сюда компьютеры и оверхэды, помогая в разгрузке машин с тяжеленными упаковками минеральной воды, коробками с печеньем, пачками привозимых из типографии тезисов докладов и др.
В помещении, которое является у вас базой для работы технической бригады, полезно организовать постоянное дежурство небольшой авральной группы из 2 – 3 человек для оказания срочной технической помощи, где бы она ни понадобилась.
Поскольку в круг обязанностей технической бригады входит подготовка помещений к заседаниям, в первые 2 – 3 дня появляться по утрам на рабочем месте люди должны примерно за полчаса до начала заседаний, а в последующие дни — хотя бы минут за 15. После конца вечернего заседания они должны отнести на место компьютеры, оверхэды, указки и т. п., осмотреть все рабочие помещения, собрать и передать в стол находок забытые людьми вещи. Наконец, после закрытия конференции нужно будет не только позаботиться о технике, но и убрать весь мусор.
Открытие конференции не следует превращать в спектакль, как это иногда случается. Достаточно ограничиться тремя-четырьмя научно-организационными выступлениями. Краткое сообщение должен сделать председатель SOK, еще одно - кто-то из администрации учреждения, на территории которого разворачиваются события. В нашем случае это был проректор Петербургского университета, замещавший в тот момент ректора, которая была в отпуске. С короткой информацией о разного рода организационных делах обычно выступает также председатель LOK. На все это говорение надо отвести минут 30 - 40. После этого без перерыва переходите к науке.
Всего на первом заседании, а оно, разумеется, должно быть пленарным, целесообразно заслушать три, максимум четыре крупных обзорных доклада минут по 40 - 50. Докладчики должны быть не только выдающимися специалистами в своей области, но и великолепными ораторами. Последнее очень важно, так как этими первыми докладами задается настрой всей конференции. Темы докладов должны охватывать по возможности разные разделы той науки, которой посвящена конференция. Желательно, чтобы один из докладчиков (не самый первый) был из того учреждения, где проводится конференция.
Часто бывает, что открытие конференции ее организаторы стремятся превратить в некое помпезное торжество. На него специально приглашают всяких официальных лиц. Гладко проговорив минут по пять - десять про мало относящиеся к теме конференции вопросы, чаще всего - о каких-то своих научно-бюрократических делах, что редко бывает интересно присутствующим, эти занятые люди норовят сбежать при первой же возможности, самые лихие - немедленно после своего выступления. Бывают, впрочем, приятные исключения. В Актовый зал МГУ на открытие Европейской астрономической конференции 2000 г. JENAM - 2000 (Joint European and National Astronomical Meeting) ректор Садовничий привел с собой в президиум арабского шейха с женой (единственной ли?). Шейх превзошел всех европейцев, рассказав в своей яркой приветственной речи о замечательных фактах из истории арабской астрономии и много других интересных вещей. А вот выступление президента Европейского Астрономического общества на том же торжестве запомнилось не тем, что он говорил, а лишь тем, когда это произошло - почему-то в самом конце, после едва ли не десятка приветственных речей и оглашения текстов множества телеграмм, факсов и e-mail'ов. Говорили, что он не поспел к началу представления то ли из-за опоздания его парижского самолета, то ли из-за московских транспортных пробок, а может и от того, и от другого вместе. Когда речи наконец кончились, наступил черед флейты и фортепиано. Зазвучала русская музыкальная классика. Съехавшихся в Москву со всей Европы астрономов начали приобщать к нашей культуре.
В описанном случае открытие конференции обернулось спектаклем. А однажды мне довелось присутствовать на торжественном заседании, непосредственно перешедшем в цирковое представление, да еще какое! Шло предновогоднее заседание ученого совета Петербургского университета, последнее в XX веке. Его решили сделать особо торжественным. Проходило оно в одном из помещений незадолго до того реконструированной университетской столовой - в прошлом знакомой всем универсантам зачуханной "Восьмерки" (Столовая # 8), которая ныне превратилась в роскошную Императорскую столовую. Деньги на реконструкцию - кажется, несколько миллионов долларов - отвалил Черномырдин в бытность свою премьером, за что и стал вскоре Почетным доктором нашего университета. За дипломом и мантией он, впрочем, так к нам из Москвы и не пожаловал, а теперь уж из Киева вряд ли выберется. Ну так вот, начинается заседание вполне обыденно, легкий привкус торжественности лишь от места проведения: вместо привычного Актового зала - зал конгресс-центра при этой самой Императорской столовой. Кстати, почему она Императорская? Кто Император - неужто Черномырдин? Ну да ладно. Чувства вершителей судеб университета подогреваются предвкушением предстоящего после конца заседания традиционного новогоднего фуршета, этакого братания ректората и ученого совета. Вот уже повестка дня вся исчерпана, и пункт "Разное" пробежали быстрей обычного, сейчас пойдем фуршетить...
Нет, не тут-то было, потерпите еще, будет шоу. Сначала поют-пляшут полуголые, потом йог-студент появляется, по стеклу битому бегает, огонь заглатывает, ножи в него лежачего кидают, а они у него от голого живота отскакивают, как от стены каменной. Но это все что еще, а вот потом - главное. Выходит верзила здоровенный в плавках, а вокруг него удав обвит, огромный такой - ужас. Одно утешение - сонный тот удав, видать, из холодильника только что. А не в том же ли холодильнике и фуршетное-то все наше было? Не дай бог коли так! Объявляют нам между тем, что укротитель сей со змеями-то управляется, с приемной же комиссией не смог справиться, и приходится ему, бедолаге, то ли в гардеробе университетском, то ли в библиотеке, не помню точно уж, где, на харчи второй год зарабатывать. Ну, являет нам он искусство свое укротительское, а удав меж тем от тепла все резвей и резвей делается. И случилось тут нежданное: вспомнил наш укротитель, видать, как пытали его на экзаменах вступительных, и решил отомстить мучителям, да как натравит удава того сперва на зал с учеными, а там и на ректора. Что началось тут, описать не сумею. До фуршета все, однако же, дожили.
Вот такое во граде Питере создано умельцами ноу-хау на придание особой возвышенности собраниям ученых мужей. Можете взять на заметку для своей конференции.
Конечно, какая-то минимальная торжественность при открытии конференции должна быть создана, но нужно знать меру. Достаточно, чтобы на сцене или ее подобии стоял покрытый зеленым сукном стол, за которым расположится президиум человек из пяти. Где-то должен быть вывешен или спроцирован на экран какой-то символ конференции. Теперь его иногда заменяет последовательность картинок, многократно периодически воспроизводимых через компьютерный проектор (те, которые демонстрировались у нас, см. здесь). Не помешают и цветы. Этого вполне хватит.
Их нужно назначить заранее. Председательствующим на пленарных и полупленарных заседаниях следует выдавать шпаргалки с именами-отчествами всех докладчиков. Что касается секционных заседаний, то здесь можно поступить иначе, сэкономив время и силы тех, кто в программном комитете реально ведет окончательную подготовку заседаний. Достаточно заранее для каждой секции распечатать из основной базы данных полный алфавитный список лиц, участвующих в ее работе, с именами и отчествами, и вручить соответствующие распечатки руководителям секций. Передавать потом эти списки от одного председателя к другому - дело руководителей секций. Понятное дело, все списки надо заготовить в двух экземплярах. Один отдается руководителю секции, другой остается в "резерве главного командования". Он весьма вероятно понадобитя - люди неаккуратны, бумажки будут теряться. Как только понадобился второй экземпляр (скорее всего это случится), советуем тут же снова изготовить еще одну резервную копию.
Главное дело председателя во время заседания - укрощать докладчиков, пытающихся урвать лишнее время. Дело это нелегкое, требующее твердости. Обычная последовательность действий здесь такова. За пять минут до истечения времени, отведенного на выступление, председатель показывает докладчику растопыренную пятерню и убеждается, что тот принял этот предупреждающий сигнал. Когда остается две минуты, председатель ненадолго встает. За тридцать секунд до предполагаемого конца выступления он опять поднимается и начинает медленно наступать на докладчика, стремясь постепенно оттеснить его от оверхеда. Бывает, что это не помогает. Тогда надо улучить момент и выключить оверхед. Если и это не заставит докладчика умолкнуть, опытный преседатель пустит в дело последнее имеющееся у него средство. Когда выступающий в конце фразы на мгновение останавливается, он кричит "Спасибо!" и начинает хлопать в ладоши. Бурные, долго не смолкающие аплодисменты, переходящие в овацию, которыми неминуемо разразится зал, заставят замолчать хоть кого. Если председателю пришлось применять этот последний прием, то нарушителя регламента в качестве меры наказания следует лишить права отвечать на вопросы, немедленно предоставив слово следующему оратору.
Описанное только что - простейший, наиболее широко применяемый способ
обуздания докладчиков-экспансионистов. Есть и другие приемы. Оверхед -
далеко не единственное оружие в руках председателя. В Думе, например,
чуть что микрофон отключают. Иной раз и кулаками пользуются.
Лопухи-ученые отстали, передовые технологии эти до сих пор не освоили.
Одно время стали было нет-нет да и притаскивать
на заседания будильники. Двойная польза от них была: и председателя
во-время ото сна пробудит, и докладчика заглушит и с трибуны тем сгонит.
Хорошая эта мода оказалась, увы, скоротечной, не привилась почему-то.
На смену ей на Западе теперь другая новинка пришла - настольные светофоры
с таймером. Надо
думать, и у нас скоро появятся. Вспомним тогда старые стишки гаишные:
Отвлеклись мы, однако, размечтались о светлом будущем. А работать надо. Ну так вот, значит, еще одна забота председательская - слушать все доклады внимательно, особливо самые скучные. Отработка это за почет председательствования. После каждого доклада ведь борьба с вопросами еще будет. Один случай - тишина, молчание полное после иного доклада, совсем серого или слишком трудного - и так, и так бывает. Тут у председателя средство одно только есть - самому бросить вопрос, потом во-время подавить застрочивший в ответ пулемет докладчика и с криком "Ура-а-а! За Ньютона! За Дарвина!" поднять зал в овацию. Другой случай - лес рук тянущихся, едва доклад кончился. Не торопись, председатель, присмотрись внимательно, не упустить кого важного из жаждущих - времени-то в обрез. Перво-наперво начальников всех с их вопросами выпусти, ну а там, глядишь, коли время есть, то и люд пускай спрашивает. Вот они, азы науки председательской.
Даже если с самого начала решено, что конференция будет российской, а не международной, полностью избежать участия иностранцев скорее всего не удастся. Да и нужно ли к этому стремиться? С одной стороны, конечно, очень хотелось бы, наоборот, чтобы внешних гостей, особенно светил, было как можно больше. Но тогда и обеспечивать весь сервис надо на соответствующем уровне, а значит, и финансирование должно быть не грошовое. Это не тот случай, о котором идет речь у нас. Организаторам будет гораздо легче, если ориентироваться на чисто российский контингент.
Политика такого научного изоляционизма по большому счету, конечно, неправильна, даже губительна, однако если денег у вас совсем мало, другой возможности нет. И хотя в глубине души вы знаете, что в конце концов для кого-то сделаете исключение, виду подавать не надо. Пусть все думают, что граница у вас на замке.
Ну хорошо, а как же быть с теми "своими", которые уже давно "там", но все же хотят приехать? Разумеется, им не откажешь. Да ведь и так бывает, что человек уже давно уехал, но где-то у нас все же числится, и даже e-mail свой старый российский сохранил, так что его не сразу и "распознаешь". Я, например, только в конце нашей конференции узнал, что один из выступавших у нас москвичей, мой давний знакомый, вовсе уже и не москвич, а почти антипод наш, австралийцем стал.
Другая группа — бывшие советские граждане из 14 "братских республик", теперь живущие не в России. Тут, хочешь – не хочешь, приходится различать тех, которые из нынешних стран СНГ и тех, которые из государств, не входящих в СНГ (например, из Грузии или из Эстонии). С первыми проще, им визы не нужны, так что в смысле хлопот, которые от вас потребуются, они от граждан России не отличаются (правда, в финансовых делах их к соотечественникам приравнивать нельзя: российские деньги тратить на них не разрешается). А вот со вторыми, к сожалению, вам мороки будет не меньше, чем, скажем, с чилийцем или с канадцем. Но сердце — не камень, и трудно тех, с кем десятилетиями ты работал вместе, а с иными и близко дружил, вдруг вот так начать считать за чуже странцев, хоть и стали они теперь ино странцами. Конечно, и для них исключение сделаем, свой железный занавес слегка приоткроем.
Но и это не все, конечно. Кто-то из сотрудников вашего института работал года два где-то там, в Париже, например. Подружился с коллегой, замечательным специалистом. Понятное дело, пока жил во Франции, много раз звал того парижанина в гости в себе в Россию. И тут вот такой случай удачный — и конференция интересная, и сезон подходящий. Обещает сам переводчиком поработать для друга своего, и поселить его у себя, словом, от всех забот избавить вас готов. Ну как тут не согласиться...
Будут и другие случаи, другие мотивы, почему организаторы сами отступят от своего же первоначального грозного "никаких иностранцев".
Хоть и высок ваш потенциальный барьер, а туннельный эффект все же сработает!
Николай Страчук,
директор Высшей школы
классической астрологии:
- С интересом буду следить за
Всероссийской астрономичес-
кой конференцией в Питере:
вдруг сообщат что-нибудь но-
венькое? Хотя нам, астроло-
гам, в наших расчетах эти но-
вые данные совершенно не
нужны. Есть десять основных
планет, а появление дополни-
тельных составляющих только
вносит ненужную путаницу.
Древние египтяне строили свои
прогнозы по трем планетам и
редко ошибались.
Так, началось. Ясно, что этот "классический астролог" прочел пресс-релиз о конференции, выпущенный незадолго до этого нашим ответственным за общение со средствами массовой информации. Что-то будет дальше...
Освещение работы большой конференции в СМИ нельзя пускать на самотек. Желательно уже при формировании группы организационного обеспечения (см. п. ), но во всяком случае не позже, чем за два месяца до начала конференции назначить ответственного за СМИ - своего пиарщика (от американского PR - Public Relations). Понятно, что абы кого на эту должность назначать нельзя. В идеале это должен быть солидный представительный мужчина, имеющий достаточно высокие научные регалии, чтобы он мог ими трясти и уже этим производить впечатление еще до того, как он вступит в прямой личный контакт с журналистами. Разумеется, это должен быть человек высокой общей культуры, живой, с юмором и без каких-либо комплексов - из тех, которые даже в малознакомой компании быстро начинают рассказывать веселые истории и становятся центрами всеобщего внимания. У нас такой человек нашелся сразу, как только было решено ввести должность своего пиарщика. Однако, как это часто бывает, недостатки оказываются прямым продолжением достоинств: как вскоре выяснилось, общий уровень культуры и тонкого своеобразного юмора нашего пресс-атташе слишком высок для многих из тех, с кем ему пришлось иметь дело. Его шутки они зачастую принимали за чистую монету.
Не менее чем за месяц до открытия конференции уполномоченный по СМИ должен составить пресс-релиз о предстоящем событии, желательно согласовав его с двумя-тремя ключевыми лицами из SOK и LOC. Документ должен быть написан так, чтобы он привлекал к себе внимание. В нем хорошо иметь какую-то изюминку типа "на конференции впервые в истории отечественной астрономии" или что-нибудь в таком роде. Стиль, хотя отчасти и рекламный, все же в целом серьезный, но без занудства. Текст должен быть не слишком богато уснащен специальными терминами. Однако пара-другая их необходимы, желательно из числа тех, которые обыватель достаточно часто видит и слышит, скажем, в телевизионной рекламе, в качестве названий фирм и т. п. Астрономии в этом смысле повезло: словами "Пульсар" и "Квазар" почему-то наречены многие мелкие конторы, как и целый ряд изделий, продающихся в магазинах бытовой электроники. (А вот для биологов: в провинциальном городке Луга есть продовольственный магазин "Протеин"!) Конечно, подавляющее большинство людей, в том числе и журналистов, не имеет ни малейшего понятия о том, что такое пульсары и квазары. Но если вы употребите одно из этих слов, кратко пояснив при этом, что на самом деле оно означает, то читатель вашего пресс-релиза будет доволен тем, что он наконец-то узнал, что же это такое, и скорее всего дочитает ваше сообщение до конца.
Объем пресс-релиза - одна, максимум две страницы (2 - 4 килобайта). В конце следует указать, где можно получить дополнительную информацию (адрес сайта конференции, контактный телефон пресс-атташе и т. п.). Мы разместили этот документ на широко посещаемом сайте новостей нашего университета, и это сработало. Вероятно, следовало бы сдублировать информацию также на сайте РАН, а возможно и РФФИ, но мы этого не делали. Разумеется, способ распространения пресс-релиза может быть и совсем другим. Он определяется в первую очередь местом проведения конференции, тем, какие организации ее созывают, а также активностью вашего пресс-атташе.
Активность работников телевидения, радио и газет в первые дни конференции, и особенно при ее открытии не должна стать для вас неожиданностью и источником раздражения. Наоборот, вы должны быть ею довольны, ведь именно этого вы и добивались, размещая свой пресс-релиз и всячески поощряя контакты ответственного за пиар с журналистской братией.
Однако часто получается не так. Старт конференции - это всегда пик нагрузки для ее организаторов, и СМИ - далеко не главная их головная боль в этот напряженный период. Если пресс-атташе заранее четко не договорился с несколькими вашими златоустами и потенциальными телевизионными звездами (желательно обоего пола), могут возникнуть шероховатости. Сам он при всем желании разорваться не может. Ведь если распространение предварительной информации было поставлено хорошо, то при открытии конференции нужно будет одновременно давать интервью сразу нескольким телевизионным компаниям, отвечать на вопросы корреспондентов двух-трех радиостанций и бог знает какого числа центральных и местных газет. Конечно, журналисты - народ ушлый, не пропадут, даже если вы не только не будете им помогать, а станете отмахиваться от них, как от назойливых мух. Но уж тогда не обижайтесь, если появится на свет чушь несусветная! Впрочем, этого не избежать в любом случае, и относиться к этому нужно как к неизбежному злу (см. ниже п. ).
Одна из трудностей при распутывании клубка проблем общения с прессой в первый день состоит в том, что целый ряд, а может статься, что и большинство наиболее интересных для журналистов людей - это приезжие. Даже просто отыскать в толпе нескольких нужных вам лиц, а уж тем более оттащить их от наседающих на них со всех сторон людей, жаждущих общения немедленно, - дело почти безнадежное. К тому же ведь и сами корифеи - а вам нужны будут именно они - едва ли рвутся общаться с прессой, скорее наоборот. Советуем поэтому пресс-атташе заранее списаться с теми, кого он хочет просить дать интервью при открытии конференции, и заручиться их согласием.
Сейчас настоящие ученые стали наконец хоть изредка появляться на экранах телевизоров, в радиоэфире и на газетных полосах, начав понемногу отвоевывать место у разного рода шарлатанов и проходимцев. Однако до полной победы еще ой как далеко. По-прежнему едва ли не при каждой науке цветет у нас в России своя астрология - торсионные поля около физики, фоменковщина в истории, разного рода шарлатанство рядом с медициной и т. п. Большая конференция - прекрасная возможность хоть чуть-чуть потеснить мракобесов, рассказав через СМИ о научной истине множеству простых честных людей, введенных жуликами в заблуждение. Грех не воспользоваться этой возможностью.
Если ваш пресс-атташе провел хоть какую-то предварительную кампанию, то короткие информационные сообщения о конференции появятся в СМИ почти наверняка. Однако нужно добиваться большего, и сегодня это, как показал опыт ВАК - 2001, вполне возможно. Помимо двух-трех коротких сюжетов о конференции в программах теленовостей, как городских, так и российских, нам удалось получить на российском радио более 20 минут лучшего эфирного времени - в половине восьмого вечера - и использовать его для рассказа о современной астрономии. Почти часовое интервью вышло в прямом эфире на одной из ведущих петербургских радиостанций. Добротные статьи появились и в газетах, например, в "Аргументах и Фактах". Очень важно, что при этом завязались связи с замечательными культурными журналистами, всей душой готовыми помочь в распростанении научной картины мира в самом широком смысле этого слова. Желаем того же и вам, организаторы будущих съездов и конференций.
На шестой день конференции нас удостоила своим вниманием газета "Известия". На странице "Новости Санкт-Петербурга" 11 августа появилась статья некой Ирины Начаровой под таким заголовком:
Мы - дети Галактики
Российские астрономы обсуждают в Петербурге вселенские вопросы
Статья начинается с утверждения, что неназванные "представители СПбГУ" сообщили "несколько почти сенсационных тезисов" (почему "тезисов"? - ну да ладно, не в этом дело). Следующая фраза достойна того, чтобы привести ее целиком: "Например, до Марса всего четверть часа пути". Да уж, действительно, сенсационнейшая из сенсаций! Пропустим несколько следующих фраз (в которых тоже не один перл) и приведем полностью такой замечательный пассаж: "... в некотором смысле эротика существует и в космосе. Впервые межпланетный космический аппарат в преддверии 8 Марта (именно так - 8 Марта, а не просто 8 марта - В.И.) добрался до астероида Эрос и тем самым положил начало традиции называть все кратеры Эроса именами известных любовников планеты Земля - вымышленных и реальных". Комментарии излишни. Или вот еще: "Ученые доказали: чем сильнее греет солнце, тем агрессивнее становится человек". Пожалуй, хватит.
Конечно, нам по-своему повезло - журналиста такой убойной силы встретишь не во всякой газете. Но это же как-никак "Известия" - значит, высокий класс во всем, в том числе и в дремучести. (по горячим следам мною было написано гневное письмо в редакцию, оставшееся, впрочем, неотправленным).
Приведенное выше - далеко не единичный случай анекдотической газетной публикации о новостях науки. Ограничимся астрономией. В тех же "Известиях" 4 апреля 2001 г. можно было прочесть: "На этот раз пятна на Солнце были настолько яркими (sic! - В.И.), что их можно было разглядеть невооруженным глазом". А "Санкт-Петербургские Ведомости" несколькими днями раньше, 28 февраля, поведали о том, что после введения в строй большого радиотелескопа на Карельском перешейке "мы можем до миллиметра определить местоположение квазаров - самых дальних небесных тел, находящихся на расстоянии в десятки световых лет". Это такая же абракадабра, как, скажем, и такое утверждение: "Кит - самое крупное млекопитающее: вес его превышает 1500 дней, а размер достигает десятков миллиметров". Последний пример. В газете "Поиск", предназначенной, как безусловно известно моим читателям, в первую очередь для научных работников, сравнительно недавно (6 октября 2000 г. и потом по крайней мере еще один раз) рассказывалось о космическом аппарате, якобы известном как "Сапожник NEAR". На самом деле речь шла о миссии NEAR - Shoemaker, первая часть названия которой - это некая аббревиатура (сейчас для нас неважно, что она значит), а вот вторая часть - Shoemaker - это имя недавно погибшего известного американского исследователя Солнечной системы Юджина Шумейкера. Скажите "Поиску" спасибо, что Эйнштейн пока еще не стал у них Однокамушкиным.
С журналистами даже серьезных газет - а с другими дела лучше не иметь вовсе - нужно соблюдать крайнюю осторожность. В идеале следовало бы перед публикацией прочитывать подготовленное журналистом сообщение, но добиться этого обычно не удается. Даже если вам что-то прочтут по телефону и пообещают внести сделанные вами исправления, нет никакой гарантии того, что вы в конце концов не окажетесь в дураках и не пожалеете, что согласились дать интервью. Не случайно же подавляющее большинство серьезных специалистов всячески стремятся уклониться от общения с прессой. Я прекрасно их понимаю, так как сам принадлежу к их числу.
И все же бывают случаи, когда приходится СМИриться. Если вы - одна из ключевых фирур на Большой конференции - это ваш долг.
Берясь за организацию конференции, вы должны быть готовы к тому, что наживете себе массу если не врагов, то уж во всяком случае недоброжелателей. Если же все пройдет более или менее гладко, а не дай бог - блестяще, знайте, что у вас появилась масса завистников. Избежать этого невозможно. Такова уж натура человека...
Как же быть? Прежде всего, надо заранее это понимать и не обращать на это внимания. Конфликтов при организации любой, а тем более большой конференции не миновать, но нужно стремиться по возможности их сглаживать, а не раздувать.
У организаторов конференции всегда оказывается множество законных претензий к участникам, о которых те и не ведают. Участники же, по крайней мере некоторые, наверняка окажутся чем-то серьезно недовольны. Хорошо, если они прямо выскажут свои претензии, пусть даже и в очень резкой форме. Тогда организаторы смогут постараться что-то сделать, как-то помочь - хотя бы своим добрым словом. Хуже, если претензии останутся невысказанными.
Сами организаторы конференции - это тоже обычные люди. Измотанные непривычной напряженной нервной работой по подготовке конференции, они зачастую начинают конфликтовать между собой. Это очень опасно! К тому же сотрудники института-хозяина конференции, не участвующие или почти не участвующие в ее подготовке, раздувают огонь, выражая недовольство тем, что вместо науки все вокруг заняты не своим делом. Короче говоря, конфликты ждут вас со всех сторон.
Когда мы начинали подготовку ВАК-2001, я, помнится, сказал директору нашего Астрономического института, который был председателем оргкомитета конференции: "Самое трудное из всего, что нам всем в Институте предстоит, - не переругаться между собой". К счастью, это нам удалось. А когда вместе сдюжишь большое и трудное дело, возникает чувство какой-то особой близости и доверия друг к другу.
Один из источников трений между организаторами конференции - разительный контраст в активности работы различных членов SOC и LOK. Среди них почти наверняка окажутся такие, которые по тем или иным причинам работать не будут вовсе и быть может даже не появятся на конференции. С таких взятки гладки, к ним обычно претензий нет. Хуже с теми, кто поначалу активно берется за дело, а потом не исполняет обещаний. Скорее всего это выяснится уже на стадии "стайерского бега". Не тратьте нервы, не пытайтесь понукать или усовестить таких людей - не поможет. Сразу же перепоручите дело кому-нибудь другому или возьмитесь за него сами, по крайней мере временно. Будьте также морально готовы к тому, что некоторые из тех, к кому до сих пор вы относились с величайшим почтением, подведут вас в самый напряженный момент.
Будет и наоборот: кто-то окажется нерешительным и излишне пунктуальным и станет изводить других организаторов бесконечными согласованиями всяких мелочей, о которых те и слышать бы не желали - пусть решает сам. Последнее, пожалуй, раздражает даже больше, чем неисполнительность. Кроме того, вдруг выясняется, что один из организаторов в самый неподходящий момент неожиданно для всех (но не для себя!) уезжает заграницу на другую конференцию. К кому-то - тоже "вдруг" - приезжают на несколько недель иностранные коллеги и посему он считает себя вправе полностью отключиться от всех текущих дел. А кого-то жена в этом году, как, впрочем, и все последние десять лет, отправляет в деревню сажать картошку. Он знал, что так случится, но не решался заранее сказать об этом... За те полгода, когда подготовка конференции идет вовсю, а не приведи господь, за месяц-два до ее начала, кто-то из все еще энергично работающих ее организаторов может серьезно заболеть. Это, конечно, не конфликт, но дополнительный источник нагрузки на плечи тех немногих, кто несет на себе стремительно возрастающий со временем груз основных организационных забот. У кого-то из них нервы не выдерживают, он срывается. Дайте человеку выговориться, найдите силы поддержать его словом и/или делом - и он скоро обретет утраченное равновесие.
Только что описанное - не выдумка, все это, и многое другое в этом же роде реально имело место в ходе подготовки ВАК-2001. Наш совет: чтобы вашу команду не смыло в бушующий океан конфликтов еще в начале организационного шторма, чтобы вы были готовы удержаться на плаву и тогда, когда вас накроет девятый вал забот последних дней, - держите в резерве как минимум одного-двух спокойных исполнительных помощников высокого уровня. Они помогут откачивать воду, когда корабль подготовки наскочит на рифы - а это, весьма вероятно, случится.
Кроме команды, на корабле есть и пассажиры - сотрудники института-хозяина конференции, не участвующие в ее организации. Администрации института надо их нормально обслуживать - кормить, поить и вообще ублажать. Поначалу это обычно удается делать более или менее сносно. Но когда начинается организационный шторм, команде не до этого. Пассажиров приходится загнать в каюты. Многие из них плохо переносят качку и заболевают морской болезнью. Вонь и смрад отравляют на время воздух на внутренних палубах - но команда обязана вести корабль вперед.
Когда тучи организационной бури рассеются и с началом конференции из-за них выглянет сияющее солнце науки, пассажиры толпой высыпают на верхнюю палубу, чтобы позагорать под лучами чужих докладов. После конца этого долгого морского круиза большинство пассажиров сохранят в памяти именно эти светлые минуты. Однако будут и те, кто так и не простит команде организаторов конференции неудобств, перенесенных ими по пути в тихую гавань порта назначения. Они обычно не понимают, какие богатые возможности открыли перед ними те новые научные и человеческие связи, которые они завязали, расслабляясь в шезлонгах верхней палубы погожими днями и тихими вечерами конференции, любуясь красотами заката российской науки и не удосужившись встать ранним утром, чтобы увидеть рассвет занимающегося нового дня. Эти близорукие пассажиры не осознают и возможностей, открывшихся перед ними в том новом свете, в который благополучно привели институтский корабль капитан и его команда. Бог им судья!
Расхлябанность и крайняя неаккуратность, приправленные высокой требовательностью к организаторам, порой граничащей с нахальством, - это, как помнится многим из организаторов, едва ли не типичные черты рядового участника конференции. Конечно, на самом деле это не так, сработала селективность памяти. Абсолютное большинство подающих заявки и потом приезжающих на конференцию - это аккуратные вежливые люди. Но с ними проблем нет, и решето памяти невольно отсеивает их, подобно мелким песчинкам, так что на поверхности остаются только угловатые камешки и мелкий мусор.
Вот несколько типичных примеров неаккуратности при заполнении регистрационных форм. Десятки людей при ответе на вопрос, где следует, вычеркнув ненужное, оставить либо ДА, либо НЕТ, все же оставляют и ДА, и НЕТ. Каждому из них приходится слать по электронной почте специальный запрос, что же на самом деле имелось в виду. Многие, заявляя постерный доклад, оставляют в графе "Технические средства, необходимые для доклада", не только оверхэд, но и компьютерный проектор, и видеомагнитофон, и слайд-проектор. С этими проще, здесь все ясно. Далее, если вы сообщаете, что заезд возможен, допустим, с 5 августа, то от многих получите в ответ, что они приедут 4 и даже 3 числа, причем некоторые - с женами и детьми.
Но самое серьезное - финансовые вопросы. Для того, чтобы получить от РФФИ средства для финансовой поддержки молодых (до 34 лет) участников, не менее чем за два месяца до начала конференции надо было подать заявку на специальный "молодежный" грант, указав для каждого кандидата, в частности, точную дату (день/месяц/год) его или ее рождения. Отвечая на соответствующий вопрос регистрационной формы (см. Приложение ?), кто-то пишет: "Мне 26 лет". Ну что, просто плюнуть и не пытаться добыть для ротозея необходимые ему деньги (как он сообщает о том в этой же регистрационной форме)? Нет, срочно шлем ему запрос - ведь до дедлайна есть еще пара дней... Или вот еще: маститый ученый, который заявляет, что будет участвовать в конференции безусловно, в той же финансовой графе, относящейся, как там прямо написано, лишь к тем, кто моложе 34 лет, приводит точную дату своего рождения: 14/5/1940. И поди ж догадайся, что это скрытая просьба все же в порядке исключения дать ему деньги! Это выясняется гораздо позже, когда в конце концов он решается прямо сообщить, что без финансовой поддержки приехать не сможет. А все деньги уже давно поделены, и очень интересный доклад этого замечательного специалиста уже стоит в программе на видном месте - он полупленарный. Чертыхаемся, скребем по сусекам - этот доклад потерять никак нельзя...
А как вам понравится такая финансовая мольба (привожу дословно, с сохранением орфографии): "1) т.к. я собираюсь ехать на автотранспорте, какая компенсация возможна для стоимости бензина ~ 8 р/л, при переезде по трассе Москва - С.Петербург - Москва? 2) я собираюсь проживать на даче друзей в районе Сосново ~ 67 км с Финского вокзала (т.е. гостиница мне не требуется) - но это довольно далеко от Петергофа (около двух часов на машине) каким образом можно оформить выплаты за проживание и проезд в этом случае (или брать номер)? ". Дружно смеемся, это позволяет расслабиться и снимает напряжение. Спасибо этому человеку! Ясно, что он долго жил вдали от родных берегов. Тут же мысль ответить что-то вроде "Готовы оплатить весь бензин, если Ваша машина берет не более полутора литров на 100 км." А вдруг он не понимает юмора? Отвечаем, конечно, серьезно. Через пару недель - другой автомобилист: узнав, что цены на железнодорожные билеты недавно повышены, он звонит по телефону из Москвы и спрашивает, сможем ли мы ему обеспечить бесплатную круглосуточную охрану его машины всю неделю, что будет идти конференция. Чтобы сэкономить деньги, он хочет ехать вместе со своими институтскими коллегами, скинувшись с ними на бензин. Благородный порыв! Надо поддержать. Бегаем, хлопочем, договариваемся и потом срочно сообщаем в столицу по телефону, что стоянка в охраняемом боксе в одном из помещений, принадлежащих университету, будет обеспечена. Но увы, все это зря. Он приезжает на поезде, загорелый и пышущий здоровьем. За пару дней до этого он вернулся в Москву из отпуска, который провел, купаясь в Эгейском море...
Особая статья - VIP'ы и приглашенные докладчики. Они у нас четко разбились на две группы - паиньки и хулиганы. В группу аккуратистов-паинек попали все приехавшие на конференцию членкоры и те, кто явно метит ими стать. А вот с некоторыми академиками была беда. Управы на них нет - хулиганы, да и только! Здесь, как вы понимаете, требуется филигранная индивидуальная работа. Советовать ничего не будем, к каждому хулигану нужен свой подход. Нет, пожалуй, один совет дадим. Прежде чем отправлять программу конференции в печать, убедитесь, что все VIP'ы и приравненные к ним лица - пленарные и полупленарные докладчики - помнят точные названия тех докладов, которые они обещали сделать.
Как это ни странно, заботы того же рода, что и неаккуратные люди, создают организаторам и крайние аккуратисты. Они пришлют вам все, что от них требуется - и регистрационную форму, и тезисы - не просто во-время, а задолго до дедлайна. Однако жизнь не стоит на месте, и за несколько месяцев обстоятельства могут измениться и у очень организованных людей. Они начинают что-то менять - дату предполагаемого приезда, число сопровождающих лиц. Перечитывая снова и снова свои тезисы, они шлют поток мелких исправлений и уточнений. Они нервничают, просят ответить немедленно, а тут у вас в сети как назло что-то сломалось и электронная почта пару дней не работает.
Много претензий к участникам возникает при составлении сборника тезисов. Мы ясно написали во втором информационном сообщении, что предельный объем тезисов - 17 строк (забыв по оплошности добавить "по 65 знаков в строке" - что поделаешь, пришлось принимать и 17 строк по 80 знаков). Мы сообщили, что тезисы должны представляться на русском языке и оформляться в LaTeX'е, разработали соответствующий стилевой файл и приложили его к информационному собщению. Предполагалось, что в тезисах не должно быть списка литературы и формул, выносимых на отдельные строки (так называемых "выключных").
Нашлись выдающиеся личности, которые умудрились нарушить все эти требования сразу! Один горе-рекордист представил тезисы в 11 страниц. После просьбы привести их в соответствие с нашими требованиями мы получили от него текст в две страницы. Потребовалась третья итерация. Шестеро, несмотря на все наши увещевания, так и не соизволили уложиться в предельный объем, значительно его превысив. Озверев, я в самый последний момент перед передачей издателю дискеты с оригинал-макетом сборника тезисов - а было это за 10 дней до открытия конференции, и рукопись имела колоссальный объем в 27 печатных листов - взял и своей рукой "обрезал" все эти опусы, выкинув из них все, начиная с 21-й строки, так что появились даже неоконченные фразы. Так это и было напечатано. И сейчас, по прошествии почти двух месяцев, когда конференция уже давно позади, я думаю, что поступил правильно.
Кое с чем, конечно, пришлось смириться. Естественно, большинство тезисов поступило впритык к дедлайну. Это ожидалось, и здесь никаких претензий быть не может. Но было очень обидно писать "Тезисы не поступили" в тех случаях, когда на самом деле они поступили, хотя и после дедлайна. Бурча и чертыхаясь, мы фактически продолжали принимать их еще целый месяц (да простят нас организаторы будущих конференций!). Но не сделай мы этого - и тезисы ряда интереснейших сообщений появились бы только на сайте конференции и остались бы не прочитанными многими из тех, для кого они представляли большой интерес. Однако в этом случае бороться с английским языком, списком литературы в три-четыре строки и т. п., времени уже не было. Так это и было издано, с множеством недоработок. В цейтноте ошибки, и серьезные, допускаются не только при игре в шахматы.
Наконец, последняя претензия организаторов к участникам - это то, что свои претензии они часто держат при себе, ничего не говоря о них организаторам при личных встречах как до, так и особенно во время конференции. Тем самым организаторы лишаются возможности хоть как-то им помочь. Наверное, единственный способ борьбы с этим злом - использовать своих друзей и близких знакомых, приехавших на конференцию, как стукачей-осведомителей. Но эти люди, именно потому, что они - ваши настоящие друзья и добрые знакомые, будут всячески щадить вас. Помню, в популярном лет пятнадцать - двадцать назад романе А. Хейли "Аэропорт" одно из действующих лиц - это специальный дежурный по аэропорту для "выпускания пара" возмущенных всякими неурядицами пассажиров. Никогда не слышал, чтобы оргкомитеты съездов и больших конференций назначали кого-то служить таким своеобразным громоотводом, или лучше сказать, успокоителем качки. А может стоит?
Их всегда много, но вы узнаете далеко не все. Через месяц-другой кое-что неожиданное, и возможно, очень для вас неприятное вы услышите от людей, которые на конференции не были и потому более откровенны. Они передадут вам то, о чем многие из участников не решились или не захотели сказать вам сами.
Первая группа претензий обычно возникает задолго до начала конференции, как только начинается сбор заявок. Редкие организаторы сумеют поставить дело так, что на любое присланное письмо ответ посылается тут же. Нам, во всяком случае, сделать это не удалось. Человек, у которого возник какой-то вопрос к организаторам, всегда ждет реакции немедленно. Но чтобы дать содержательный ответ, иногда нужно сначала что-то выяснить. Следовало бы, конечно, сразу же по получении запроса подтвердить, что он принят и при этом сообщить, когда будут высланы запрашиваемые сведения. Но часто хочется сэкономить свой труд и прямо послать окончательный ответ, скажем, завтра - но завтра что-то происходит, и завтра превращается в послезавтра, а потом и в послепослезавтра... Поступает повторный запрос. Если вы и на него не ответите немедленно, дела ваши плохи. Слух о том, что с вами дела лучше не иметь, мгновенно распространится по всему тому учреждению, где работает обратившийся к вам человек.
Вполне законные нарекания вызывает любое изменение ранее объявленного, чего бы это ни касалось - сроков обнародования следующего информационного сообщения, повестки дня, условий размещения участников и т. п. Будьте поэтому предельно осторожны в своих обещаниях.
Пик претензий всегда приходится на начало конференции. Вспомните, как вы себя чувствуете, когда приезжаете в незнакомое место. Утро после плохо проведенной в поезде ночи, нервы напряжены. Вы устали, в висках стучит - пришлось тащить тяжелую сумку. И вот при регистрации происходит какой-то мелкий сбой, скажем, выясняется, что нет возможности тут же воспользоваться телефоном. Реакция наверняка будет очень болезненной. Дело усугубляется тем, что у лиц, непосредсвенно занимающихся регистрацией, как правило, опыта общения с большим потоком людей нет. Если среди регистраторов окажется хоть один раздражительный или просто недостаточно уравновешенный человек, скандала не избежать, и виноваты в этом, конечно, организаторы.
Претензии на этой фазе часто возникают также потому, что "девочки", которым поручено вести регистрацию, не могут ответить на многие из задаваемых им вопросов, непосредственно не относящихся к процедуре регистрации - они не были заранее проинструктированы, а более знающий член оргкомитета уже час как куда-то делся. На самом деле он в это время разрешает недоразумение, возникшее ранее у кого-то из приехавших. Людям приходится либо подолгу ждать, либо отложить выяснение волнующего их вопроса до другого раза. Здесь, конечно, тоже виноваты организаторы - в день регистрации у всех должны быть дублеры, и не по одному.
Планируя размещение участников, вы с неизбежностью устанавливаете среди них некоторую иерархию. Поэтому расселение всегда вызывает много нареканий, из которых прямо высказывается лишь малая часть. Даже если условия размещения вполне удовлетворительные, многие останутся недовольны тем, что им предложили чуть худшие места, чем тем их коллегам, которых они считают заслуживающими лучших мест не более, чем они сами. Зависть истребить невозможно. Далее, если вы заранее просите указать, с кем бы человек хотел жить вместе в одном двухместном номере, то, как показывает опыт, все такие просьбы удовлетворить вам практически никогда не удастся. Отсюда - вполне законные претензии. Так что же, не спрашивать заранее о желательных компаньонах? Но тогда вы почти наверняка захлебнетесь в момент расселения, так как все такие просьбы свалятся на вас неожиданно, и в итоге недовольных окажется еще больше.
Как уже говорилось в п. , составление плана расселения участников - это важная и ответственная работа по минимизации отклонений предлагаемого вами людям от запрашиваемого ими. Чем больше вы знаете о каждом из участников, тем лучше это можно сделать. Мой учитель академик В.В. Соболев, часто собиравший сравнительно небольшие астрономические совещания в самых разных городах СССР, план расселения всегда самым тщательным образом составлял сам, не жалея на это времени, и все это знали. Поэтому если у кого-то и возникали претензии, люди держали их при себе - когда позвали в гости, высказывать замечания хозяину не принято.
Если же у вас случится какой-то срыв с гостиницами, как это было у нас на ВАК-2001 (см. п. ), знайте, что большая часть вашей подготовительной работы пошла насмарку. Даже если пострадавшие от этого люди со временем сознанием вас простят, их подсознание на долгие годы окрасит имена и лица ведущих организаторов конференции в черную краску, и с этим никто ничего поделать не сможет. А внешне все будет выглядеть не так уж и страшно: пара-другая скандалов при поселении, а потом тишина... Вам начнет казаться, что все как-то сошло: в конце концов, ведь конференция-то не сорвалась! Это ваше впечатление обманчиво, не сошло.
Помню, как-то в 60-е годы в Москве проводилось некое Всесоюзное совещание по довольно широкой тематике - от атомных реакторов до планетных атмосфер. Горе-организаторы не удосужились вообще позаботиться о пристанище для участников! Многоопытный В.В. Соболев, который должен был руководить на совещании работой астрофизической секции, недели за две до открытия заподозрил неладное и через Академию наук заказал-таки для своих подопечных - астрофизиков места в сравнительно приличной гостинице "Балчуг". Меня он послал в Москву на день раньше, чтобы в точности по составленному им списку расселить в заказанных номерах пару десятков человек. "Балчуг" в те годы был гостиницей грязноватой, со скрипучими полами (теперь это пятизвездный отель). Правда, вид из окон был незабываемый - прямо на Кремль. Но еще более яркими у меня в памяти остались воспоминания о толпах мечущихся в растерянности участников совещания, проведавших о том, что для кого-то места в гостинице все же забронированы и буквально умолявших меня хоть как-то им помочь. Увы, ничего сделать я не мог. Не в силах уснуть после всего увиденного и услышанного, всю ночь я промучался под доносившийся из открытого окна бой кремлевских курантов. Я был уверен, что поутру зал будет полупустым, а конференция сорвется. О чудо! Внешне ничего страшного не произошло - народу было полно и особого ропота слышно не было. Так что, дорогие организаторы конференций, никогда не судите об истинных масштабах проклятий, раздающихся в ваш адрес, по тому, что вам пришлось непосредственно услышать от нескольких разъяренных - помните: разъяренных вами! - участников. Это лишь надводная часть айсберга недовольства.
Составление программы конференции - это неизбежно установление еще одной иерархической лестницы, вероятно, важнейшей для участников. Значит, как учит этология - наука о поведении животных, едва ли не большинство членов научной стаи, собираемой конференцией на совместную научную охоту, будет недовольно своим положением - им хотелось бы занять ступеньку повыше. Действительно, кого-то программный комитет просит сделать приглашенные доклады. Те из известных специалистов, кому по тем или иным причинам такого предложения сделано не было, будут этим задеты. И чем больше приглашенных докладчиков, тем больше обиженных, что они в их число не попали. Далее, обычно подавляющая часть участников хочет сделать устные доклады, но никакой возможности заслушать всех их нет. Приходится проводить жесткий отбор. Формальные критерии такой селекции выработать невозможно. Некоторые легко примиряются с тем, что их сообщения переведены в разряд постерных. Однако всегда находятся и те, кто начинает бузить. Иной раз стоит и отступить - худой мир лучше доброй ссоры.
На всякую большую конференцию пытаются пробиться разного рода научные патологи и ниспровергатели основ. Чем раньше и чем жестче вы отвергнете их притязания на выступления, тем меньше потом у вас будет неприятностей (хотя, возможно, некоторые из таких людей все же появятся на заседаниях и будут прорываться на трибуну). Претензии подобного рода лиц к организаторам конференции часто облекаются в очень жесткую форму. Помимо явной ерунды, приходится отвергать и просто слабые работы. Авторы, конечно, обижаются, но тут уж ничего не поделаешь. Следует помнить, что никаких разъяснений по поводу того, почему тот или иной доклад не принят или переведен из устного в постерный, программный комитет никому давать не должен. Ни с кем ни в какую открытую полемику на эту тему вступать ни в коем случае не следует. Напротив, внутри программного комитета такие дебаты не только возможны, но даже желательны.
Сегодня, когда это пишется, прошло день-в-день два месяца со дня открытия ВАК-2001. Шок первого дня, конечно, еще ясно помнится и нам, организаторам, и - уверен - особенно тем участникам, кому "не повезло" с жильем (см. п. ). Более мелкие неурядицы, вроде неразберихи и очередей в столовой в первый день (п. ), исчезновения указателей, как пройти от железнодорожной платформы до места регистрации (п. ) и т. п., уже стали забываться. Воспоминания же о лучших из докладов, которые удалось услышать, не меркнут. Все яснее становится, как важны были те обсуждения научных вопросов, которые удалось провести в кулуарах. Не забывается и красота петергофских фонтанов.
Конечно, время лечит. Но не полагайтесь только на это. Можно пойти дальше. Стоит написать краткий не слишком формальный отчет о конференции - финальное информационное сообщение, положить его на сайт и, главное, разослать по e-mail'у всем присутствовавшим на конференции. В этом документе можно, если вы сочтете нужным, прямо попросить прощения за доставленные людям неудобства. Уверяю вас, что теперь, по прошествии достаточного времени, гнев их уже остыл, раны немного затянулись, и люди, кроме самых злопамятных, будут признательны вам за проявленное к ним внимание, которого сейчас они точно уж никак не ждали. К этому моменту стоит также выложить на сайт фотоархив конференции (), сообщив об этом каждому экс-участнику. Присутствовавшие на конференции с удовольствием увидят себя и своих коллег, улыбнутся, вспомнят хорошее, и на душе у них потеплеет. А там, глядишь, кто-то скачает себе и может быть даже распечатает наиболее приглянувшиеся фотографии. Показывая их окружающим, а это, смею вас уверить, обязательно произойдет, иначе зачем же было возиться, распечатывая файлы, бывшие участники наверняка будут вспоминать не самое худшее из того, что выпало на их долю во время конференции.
Перед рассылкой прощального информационного сообщения мы поместили на сайт кроме фотографий еще и текст той части настоящего документа, которая была к этому моменту готова (подробное оглавление, разделы "СМИ", "Конфликты" и "Неожиданности" целиком и кое-какие куски из других разделов). Мы попросили участников конференции, теперь уже бывших, прочесть все это и прислать свои комментарии и дополнения. Вы, возможно, найдете какие-то другие средства послеоперационной терапии своих научных пациентов.
Звоним на Московский вокзал, чтобы узнать, когда же ожидается прибытие бронепоезда с дорогим гостем - вокзал ведь на несколько часов будет оцеплен. Но не тут-то было, бдительность - наше оружие. По телефону ничего выведать не удается. Срочно шлем гонца на место предстоящего исторического события. У первой же попавшейся служащей вокзала - то ли бригадира уборщиц, то ли кого-то еще из начальников такого же примерно ранга он узнает, что вокзал будет закрыт с 8 до 11 утра. Вот тебе и на! И Невский, конечно, тоже будет перекрыт, так что все наши инструкции, как добираться до главного здания университета, которые мы разослали по e-mail'у в 652 адреса, летят к черту! Что делать? Совещаемся. Решаем не паниковать и действовать по обстоятельствам. Докладчик, открывающий конференцию своим выступлением, как мы предполагаем, приедет "Красной стрелой" в 8.30. Если он во-время не появится и окажется, что зал полупустой - переносим открытие с 11 на час дня.
К 10 утра выясняется, что пронесло. Докладчик прибыл, народ валит валом. А Московский-то вокзал закрыт! В чем же дело? Спасибо министру Аксененко, незадолго до этого в очередной раз сильно поднявшему цены на билеты, особенно на элитные поезда. Ученые же ведь бедняки. Поэтому даже наши бессмертные - члены Академии, а уж простые смертные и тем паче, ехали на задрипанных, а не на шикарных поездах. А прибывают эти железнодорожные Золушки, сами понимаете, так, чтобы пассажирам было неудобно - ни свет, ни заря. Как добирались до университета те из наших гостей, кто все же приехал после восьми, если таковые вообще были, доподлинно нам не известно. Рассказывают, правда, будто наш второй пленарный докладчик, прилетевший на конференцию из Дании накануне и поселившийся в гостинице совсем рядом с Московским вокзалом, прошагал весь Невский пешком.
Описанное - типичный форс-мажор. Предусмотреть возникновение подобных чрезвычайных ситуаций невозможно, но нужно быть готовым к тому, что нечто в таком же роде, а то и похуже, вполне может произойти.
Для нас Ким Чен Ир был уже вторым форс-мажором, причем не самым страшным. Настоящая катастрофа разразилась чуть раньше.
Шла последняя неделя перед нашим судным днем - началом конференции. В воскресенье начнется заезд, в понедельник утром ожидается приезд основной массы участников и открытие конференции. Работаем напряженно, но уже ясно, что всë успеваем сделать в срок, так что больших срывов не предвидится. И вдруг во вторник, за пять дней до дня Х, раздается неожиданный звонок. Говорят из университетской гостиницы, все 120 мест которой мы давным-давно забронировали. Это лучшие наши места, в них должна жить вся научная элита. Председателю нашего оргкомитета сообщают, что в связи с резко изменившимися обстоятельствами гостиница вынуждена полностью отказать нам в местах. В чем дело, что случилось? Вскоре выясняем, что в действительности университет сейчас уже не вполне распоряжается этой гостиницей, хотя она и находится на территории университетского кампуса. Гостиница сдана в аренду, и та особа, с которой велись все переговоры и которая обещала нам с три короба - и помощь в организации экскурсий, и заказ автобусов и бог его знает что еще, вовсе не директор гостиницы, а ее полу-владелица. Оказывается, далее, что пока мы тихо и мирно готовились к конференции, университет затеял с ней судебную тяжбу, пытаясь, по-видимому, изменить условия аренды. Похоже, что дела арендаторши были плохи и, чтобы хоть как-то надавить на руководство университета в надежде сделать его более сговорчивым, а может быть и просто чтобы нагадить ему, она решила воспользоваться нашей конференцией. Конечно, это был мелкий шантаж. Но мелким он был для руководства университета, но никак не для нас!
Как быть? Когда дело пахнет миллионами, упрашивать и взывать к совести - пустое дело. Председатель нашего оргкомитета в этот критический момент проявил несвойственные ему жесткость и оперативность. Он немедленно поставил руководство университета в известность о случившемся и потребовал, чтобы вопрос с жильем был так или иначе решен в течение суток. В противном случае он своей властью отменяет конференцию, о чем и известит немедленно от имени университета инициатора ее проведения - Академию наук, а также РФФИ и другие ведомства, поддержавшие конференцию, как и всех ее индивидуальных участников. И тут завертелось! Подробности описывать не будем, да многих деталей мы и сами не знаем.
Отбить гостиницу не удалось. Но срочно был то ли расселен куда-то, то ли просто приведен в относительный порядок находящийся тут же в университетском городке профилакторий, что обеспечило несколько десятков более или менее приличных мест. Проректор по АХЧ лично выбил для нас еще пару десятков мест в расположенном неподалеку профилактории Петродворцового часового завода (они оказались едва ли не лучшими из всего, что мы в итоге получили). Кого-то удалось поселить хотя и в довольно дорогой, но зато приличный пансионат, расположенный километрах в десяти от места проведения конференции. Все это, однако, не полностью компенсировало потерю гостиницы. Весь план расселения полетел к черту. В возникшей неразберихе и сумятице лишь непосредственно в день заезда выяснилось, что человек 70 директор студенческого городка поселяет совсем не там, где было обещано. Они оказались не в новых, сравнительно приличных общежитиях, находящихся в двух шагах от места заседаний, как это предполагалось первоначально, а в совсем других, старых, с ужасающими условиями - грязь, тараканы, двери без замков, раковины без кранов, дырявые простыни и т. п., да к тому же еще и расположены эти конюшни далеко - километрах в трех.
Почему туда попало 70, а не 20 человек, как должно было быть, если аккуратно подсчитать потери мест из-за отказа гостиницы и "прибыли" от мест, добытых в пансионатах и профилакториях, стало ясно почти сразу. Достаточно было подойти к хорошим общежитиям, в которых нужных нам мест не нашлось. "Мерседесы" и БМВ, снующие туда и сюда, развозили не разъехавшихся на летний отдых постоянно обитающих здесь мнимых студентов и временно поселенных на лето квази-абитуриентов.
Пытаясь сгладить предстоящий неизбежный скандал, директор студгородка лично прибыл на место действия, чтобы убедить нас, что все идет "нормально". Более того, он предоставил в полное наше распоряжение свою машину, чтобы мы могли отвозить приезжающих в тот хлев, куда он загнал десятки людей. Обратными рейсами на этой самой машине те, кто только что познакомился с прелестями предлагаемого им жилья, в шоке возвращались к месту регистрации, и тут начиналось такое...
Этот форс-мажор и мы, организаторы, и те, кто лично от него пострадал, познав все прелести житья в университетском студенческом свинарнике, не забудут никогда. Впрочем, был ли здесь хоть какой-то форс-мажор? Пожалуй, нет, скорее описанное только что - это российская повседневность начала третьего тысячелетия. Просто яйцеголовые олухи-астрономы, взявшиеся сдуру за практическое дело, имели весьма смутное представление о реальной жизни. Оттого все так и вышло. Так им и надо. Век живи - век учись.
Прочтя предыдущее, неискушенный читатель скажет: "Нет, им просто здорово не повезло" - и ошибется. В 1993 году, работая несколько месяцев заграницей, и не где-нибудь, а в Ницце, я расслабился и не сказал решительного "Нет!", когда европейские коллеги стали настойчиво уговаривать меня провести в Петербурге узкое совещание очень высокого научного уровня. (Не дай бог вам повторить мою ошибку! Никогда не соглашайтесь на подобные предложения, пока не вернулись в Россию и не пожили дома месяц-другой. Это отрезвляет.) Так вот, два года спустя, весной 1995 года, пришел час расплаты. Совещание должно начаться 8 мая. Приезжает 25 - 30 иностранцев (настоящих, западных), своих участников немного, человек 15. Время идет, а денег на конференцию нет ни гроша. Вся надежда на оргвзносы иностранцев (по 150$), но они появятся лишь 7 мая. Что делать? Дрожа от страха и обливаясь потом, на пару месяцев занимаю 5000$ у старой знакомой, только что продавшей картину (кажется, Левитана). Такие деньги мне и не снились. Жене, понятное дело, ни гу-гу. Если что-то сорвется и иностранцы почему-то не приедут, мое положение станет отчаянным - хоть в петлю полезай. Но тьфу-тьфу, все идет гладко, все во-время получили визы, купили билеты.
И вдруг - гром среди ясного неба. В самом конце апреля, кажется, это было 29 числа, страшный e-mail приходит с Канарских островов. Там находится замечательная обсерватория и оттуда, считая вместе с женами, должны приехать 8 или 9 человек. Так вот, один из них только что заглянул в паспорт и обнаружил, что наше мадридское консульство 20 апреля умудрилось выдать им визы на срок с 6 по 15... апреля (вместо мая)! Что делать? Если не ошибаюсь, это была суббота, и та туристская фирма, которая их обслуживала, получая визы и покупая билеты на самолет, на выходных закрыта, а в нашем консульстве - и того хуже: отвечают испанцам, что все у них будут отдыхать до среды, поскольку выходные примыкают к первомайским праздникам. А у троих из моих канарцев на 2 мая авиабилеты в Голландию (потому-то один из них и заглянул в документы). Они должны заехать туда по делам на несколько дней по пути в Петербург. Полный затык, катастрофа! Бьем в набат, поднимаем на ноги всех, кого можем, и каким-то чудом, не помню уж сейчас точно, как, на следующий день буквально из-под земли добываем домашний телефон консула. Звоним в Мадрид. Консул, к счастью, дома. Деваться некуда, признает ошибку. "А в наше посольство здесь в Мадриде вы не звонили?" - "Нет, зачем же." - "Уф! Ну хорошо, и не звоните, а я тогда постараюсь вам помочь". И помог. Первого мая агент турфирмы привозит пачку злополучных паспортов с Канаров - и прямо в специально для него открытое российское консульство, а оттуда тут же назад самолетом в Тенериф. Успели! Как в эти дни у меня не случился инфаркт, я и теперь удивляюсь.
Вот такая вот история. Опять скажете - случайность? Или может быть это я какой-то такой особенно невезучий? Читайте дальше - увидите, что не во мне дело.
Пришлось мне однажды при организации конференции столкнуться и с мелким воровством. Вероятно, такое теперь бывает очень редко. Жулье из научных учреждений давным-давно сбежало, как крысы с тонущего корабля. Но осторожность все равно нужна.
Шла подготовка того совещания, которое потом едва не обернулось канарской драмой (см. п. 20.3). У нас как раз незадолго до этого появилась новая лаборантка - взятая по "надежной" рекомендации студентка-вечерница Финансово-Экономического института (нет, простите, теперь это ведь не институт, а Университет). Справедливо опасаясь, что в последние дни перед конференцией мы будем захлебываться от множества забот, все мелочи для участников решаем закупить заранее, месяца за два, чтобы хоть об этом голова не болела (и вам настоятельно рекомендуем поступать так же). Даю лаборантке деньги и прошу ее купить по сотне шариковых ручек, пластмассовых папок для бумаг, бэджей и еще что-то в этом же роде. Она исчезает. Через неделю-другую добираюсь до нее по телефону. Говорит, что болеет, грипп. Желаю ей скорее поправиться и жду дальше. Еще через неделю дома ее уже нет. Мать говорит, что она почему-то перебралась жить к подруге куда-то в пригород, где телефона нет. Время идет, лаборантка не появляется. Картина становится в общем-то ясной. Сбежала. Что делать? Снова звоню ее матери и сообщаю этой старой петербургской интеллигентке, что завтра уезжаю на несколько дней в Москву и очень надеюсь, что ее дочь за это время привезет купленное. Расчет прост: ясно, что девочка все равно вылетит от нас, как пробка от шампанского, но при этом она вряд ли захочет иметь задушевный разговор со мной. А так, глядишь, пока меня нет, может хоть что-то для очистки совести (чьей? своей? нет, скорее, материнской) все же привезет. Так и вышло. Какие-то копеечные мелочи она свалила-таки мне на стол в мое отсутствие - и была такова с большей частью денег. Но с паршивой овцы хоть клок шерсти мы все же да получили. Искать воришку не стали, времени не было, конференция была уже на носу, да и мараться в грязи из-за в общем-то небольших денег не хотелось. Вот так успешную денежную операцию провернул этот будущий финансист (или экономист?).
Теперь про террористов. Совсем недавно у себя дома, в Петербурге, я выступал с приглашенным докладом на одной в общем-то далекой от меня по тематике международной конференции, к родной мне астрономии прямого отношения не имевшей. Никакого участия в организации конференции я, естественно, не принимал, более того, вел себя, вероятно, даже хуже, чем среднестатистический по неаккуратности ее участник: тезисы представил после дедлайна и т. п. Так вот, и на этой конференции, как и у нас на ВАК-2001, все едва не пошло прахом: важнейшие участники, включая председателя SOC и одного из его заместителей, прилететь из Америки не смогли. Дело было в сентябре 2001 г. Больше ничего объяснять не нужно.
Так что же, вообще не бывает конференций без катастрофических сбоев?
Нет, конечно, бывают. Вот, например, в нашем же институте прошлым летом
(2000 г.) вполне благополучно прошла международная конференция среднего
масштаба, человек на 80. На банкете, правда, один скандинав упился. Возвращаясь
в гостиницу, он прилег отдохнуть под деревом, а пробудившись утром, обнаружил,
что ботинок на ногах нет - их, простите за грубое выражение, сперли. Но это
же мелочь - ведь не убили, не искалечили человека. Ничего страшного, даже
не поморозился он, благо дело было летом. А если едешь в Россию, пить надо
уметь. Сообщать что ли им об этом заранее, еще в первом информационном
сообщении, чтобы было время потренироваться? Или банкет из-за слабаков-викингов
не устраивать? Решайте сами.