Цель настоящего документа - поделиться опытом, как позитивным, так и негативным, накопленным главным образом в ходе подготовки и проведения одного конкретного совещания, именно, Всероссийской Астрономической Конференции (ВАК-2001). Число участников Конференции - более 550 человек, ее продолжительность, вместе с сопутствовавшими Конференции мероприятиями, - 7 дней, место проведения - Санкт-Петербургский университет, время - начало августа 2001 года.

Документ составлен в надежде, что приводимые в нем сведения окажутся полезными тем, кто в недалеком будущем будет заниматься организацией в России каких-либо научных совещаний и конференций в условиях явно недостаточного финансирования. Организационно-бюрократические проблемы обсуждаются в небюрократическом стиле.